Työvuorosuunnittelu: Excel vai ohjelma? Vertailu ja esimerkki

Työvuorosuunnittelu Excelissä sopii tilanteeseen, jossa yksi vastuuhenkilö kokoaa vuorot ja muutokset pysyvät hallittavina. Työvuorosuunnitteluohjelma voi olla parempi, kun henkilöstön pitää vaihtaa vuoroja sovelluksessa tai tietojen täytyy siirtyä muihin järjestelmiin. Tässä vertaamme työnkulkua ja täytämme neljän henkilön viikkolistan, jotta voit arvioida oman tarpeesi.

Excel vai työvuorosuunnitteluohjelma?

Ratkaisevaa ei ole pelkkä työntekijämäärä. Kuuden henkilön liikkuva tiimi voi tarvita enemmän automaatiota kuin suurempi ryhmä, jonka vuorot toistuvat samanlaisina. Aloita siitä, kuka tekee listan, kuka muuttaa sitä ja miten hyväksytty tieto tavoittaa henkilöstön.

Esimerkiksi tamigon oma tuotekuvaus esittelee mobiilitoimintoja vuorojen katseluun ja vaihtamiseen. Se on konkreettinen ero tiedoston ympärille sovittuun menettelyyn. Varmista tarvittavat ominaisuudet valitsemastasi palvelutasosta; kaikki ohjelmat eivät sisällä samoja toimintoja.

Täytetty esimerkki: neljän henkilön viikkolista

Kuvitteellinen asiakaspalvelupiste on avoinna maanantaista perjantaihin kello 08–18. Palvelussa tarvitaan koko ajan vähintään kaksi henkilöä. Aino ja Mikko muodostavat yhden parin, Sara ja Eetu toisen. Molemmissa pareissa on avaimista ja sulkemisesta vastaava osaaja.

A: 08.00–16.00. I: 10.00–18.00. Jokaisessa vuorossa on esimerkissä sovittu 30 minuutin ruokatauko, jota ei lueta työaikaan. Työaikaa kertyy siis 7,5 tuntia päivässä. Lauantai ja sunnuntai ovat vapaita. Vuorokoodit tarkoittavat tässä juuri näitä kellonaikoja.

Koko tiimille kertyy 150 työtuntia. Päällekkäinen aika 10–16 palvelee ruuhkaa, muita tehtäviä ja taukoja. Älä tulkitse neljää nimeä listassa neljäksi jatkuvasti käytettävissä olevaksi henkilöksi.

Merkitse myös taukojen ajankohdat

Esimerkissä A-vuoron ensimmäinen työntekijä pitää tauon 11.30–12.00 ja toinen 12.00–12.30. I-vuoron ensimmäisen tauko on 13.00–13.30 ja toisen 13.30–14.00. Kerrallaan on vain yksi tauolla, joten palvelussa on silloin kolme henkilöä. Merkitse nimet ja tauot julkaistavaan listaan; pelkkä tauon pituus ei kerro, milloin henkilö on poissa.

Tarkista vuoronvaihto ja viikonloppu

Sara ja Eetu päättävät tiistaina kello 18 ja aloittavat keskiviikkona kello 08. Väliin jää 14 tuntia. Jos perjantain I-vuoron jälkeen seuraava vuoro alkaa maanantaina kello 08, yhtenäinen vapaa on 62 tuntia. Tarkista samalla tavalla myös edellisen viikon viimeinen vuoro.

Kerää tiedossa oleva poissaolo lomasuunnitteluun ennen vuorojen täyttämistä. Jos kaikkia tehtäviä ei voi tehdä kuka tahansa, tarkista myös tiimin osaaminen ja sijaisuudet.

Mitä työvuorolistasta pitää tarkistaa Suomessa?

Työaikalain 30 § edellyttää työvuoroluetteloon säännöllisen työajan alku- ja loppuajat sekä 24 §:ssä tarkoitettujen taukojen ajankohdat. Lain pääsäännön mukaan lista annetaan kirjallisesti viimeistään viikkoa ennen jakson alkua. Sen jälkeen muuttaminen edellyttää työntekijän suostumusta tai töiden järjestelyihin liittyvää painavaa syytä.

Esimerkin 5.10. alkavan jakson lista annetaan tämän pääsäännön mukaan viimeistään 28.9.2026. Tarkista lisäksi sovellettava työehtosopimus ja oma työaikamuoto: niillä on vaikutusta suunnittelun ehtoihin.

Lain vuorokausilevon pääsääntö on 11 tuntia ja viikkolevon 35 tuntia. Laissa on poikkeuksia ja tasoittamismahdollisuuksia; yksittäinen värillinen tarkistus ei ratkaise niiden soveltamista. Tarkista myös kokonaiskuormitus, tehdyt tunnit ja palautuminen. Excel tai sovellus ei itsessään takaa lainmukaisuutta.

Näin viet esimerkin Työvuorolista Exceliin

1. Määritä henkilöstö ja vuorot. Lisää työntekijät ja tarkista A- ja I-koodien alku, loppu sekä työajaksi laskettavat tunnit asetuksista.
2. Täytä kuukausilista. Valitse oikea kuukausi ja sijoita viikon vuorot henkilöiden riveille. Lisää tiedossa olevat vapaat ennen lopullista jakoa.
3. Vertaa yhteenvetoa käsin laskettuun tulokseen. Tässä viikossa jokaisella on 37,5 tuntia. Selvitä ero ennen kuin käytät tulosta kustannusarviossa.
4. Tarkista kattavuus ja tauot. Käy läpi avaus, sulkeminen, tauot ja erityisosaamista vaativat tehtävät.
5. Julkaise yksi hyväksytty versio. Merkitse jakso ja version päiväys sekä sovi, kuka ilmoittaa myöhemmistä muutoksista.

Mallissa on yhdeksän välilehteä, kuukausilistassa tilaa 25 henkilölle ja 31 päivälle sekä erillinen kiertävän suunnittelun näkymä. Tarkista kustannusasetusten palkat ja lisät omien ehtojesi mukaan. Valmiit oletusarvot eivät ole kaikkia aloja koskevia palkkamääräyksiä.

Vertaa kokonaiskuluja omalla koejaksolla

Työvuorolista Excel on maksullinen Excel-pohja. Älä vertaa sitä pelkkään ohjelman kuukausihintaan. Mittaa yhden suunnittelujakson ajan listan tekemiseen, muutosten selvittämiseen ja tietojen toimittamiseen käytetty aika. Lisää Excelin mahdollinen lisenssikulu ja ohjelman tarjouksessa mainitut käyttöönotto- ja lisäkulut.

Jos muutokset ovat harvinaisia ja yksi suunnittelija hallitsee prosessin, valmis Excel-pohja voi olla riittävä. Jos suuri osa ajasta kuluu viestien yhdistelyyn, vuoronvaihtopyyntöihin ja tiedonsiirtoon, testaa näitä tilanteita ohjelmiston kokeilussa. Vertaa samaa jaksoa samoilla tarpeilla.

Vuorolista on suunnitelma. Toteutuneet työajat kirjataan erikseen; katso Excelin ja tuntikirjanpitosovelluksen vertailu kuukausiesimerkillä. Työjärjestelyjen muutosten arviointiin löydät käytännön rakenteen riskimatriisin käyttöoppaasta.