Tuntikirjanpito Excel vai sovellus? Kuukausiesimerkki

Tuntikirjanpito Excelissä toimii, kun kirjaukset tehdään säännöllisesti ja niiden tarkistamiselle on selkeä tapa. Sovellus voi olla parempi, jos tarvitset leimauksen puhelimella, hyväksyntäkierron tai yhteyden palkanlaskentaan. Alla näet kokonaisen kuukauden tuntiesimerkin ja sen, mitä kummastakin vaihtoehdosta kannattaa tarkistaa.

Valitse työkalu kirjaustavan perusteella

Oma työpäiväkirja, työntekijän tunti-ilmoitus ja työnantajan työaikakirjanpito liittyvät toisiinsa, mutta niiden tietosisältö ei ole automaattisesti sama. Aloita määrittämällä, kuka tarvitsee tiedot ja mitä niiden perusteella tehdään.

Ohjelmiston etu voi olla tietojen kulussa, vaikka molemmat laskevat tuntisumman. Esimerkiksi tamigo kuvaa työajanseurannan osana henkilöstön hallinnan kokonaisuutta. Pyydä näyttämään juuri oma kirjaus–hyväksyntä–palkanlaskenta-ketjusi. Tuotenimi tai yleinen ominaisuuslista ei vielä kerro, miten oma prosessisi toimii.

Täytetty tuntikirjanpito: lokakuu 2026

Kuvitteellinen työntekijä Elina työskentelee maanantaista perjantaihin. Esimerkin vertailutyöaika on 7,5 tuntia päivässä. Kuukaudessa on 22 tällaista työpäivää, joten vertailusumma on 22 × 7,5 = 165 tuntia. Tässä esimerkissä ei ole lomia, arkipäivälle osuvia poissaoloja eikä viikonlopputyötä.

Elinalla on esimerkissä sovittu liukuva työaika, ja taulukon pienet päiväkohtaiset muutokset tehdään sen puitteissa. Jokaisena työpäivänä pidetään sovittu 30 minuutin ruokatauko, jota ei lueta työaikaan. Lyhyempää työpäivää ei merkitä täydeksi vain siksi, että suunnitelmassa oli 7,5 tuntia.

Lokakuun toteuma on 165,5 tuntia. Kaksi 8 tunnin päivää lisäävät vertailuun yhteensä tunnin, ja yksi 7 tunnin päivä vähentää puoli tuntia. Erotukseksi jää +0,5 tuntia. Kuukauden alussa oleva saldo ja sovitut liukumasäännöt ratkaisevat, mikä lopullinen saldo on.

Näin lasket tunnit omassa Excel-taulukossa

Jos rakennat taulukon itse, kirjoita alku- ja loppuajat oikeina kellonaikoina, esimerkiksi 08:00 ja 16:00. Jos B2 on alku, C2 loppu ja D2 tauko minuutteina, saman vuorokauden työajan desimaalitunteina antaa =(C2-B2)*24-D2/60. Esimerkin tulos on 7,5. Käytä tulossolussa lukumuotoilua.

Yön yli jatkuvalle vuorolle lisää alku- ja loppupäivämäärät kellonaikoineen. Pelkkä 22:00–06:00 ilman päivämääriä tuottaa tällä kaavalla väärän tuloksen. Pidä lisäksi poissaolot, työajaksi luettavat tauot ja mahdolliset eri työjaksot erillään, jotta laskenta vastaa todellista päivää.

Plusmerkkinen saldo ei yksin tarkoita ylityötä

Elinan +0,5 tuntia on ensin vertailulaskelman tulos. Esimerkin sovitussa liukumassa sitä käsitellään liukumaehtojen mukaan. Ylityön määrittelyyn vaikuttavat muun muassa työaikamuoto, työnantajan aloite, tarvittava suostumus ja sovellettavat ehdot. Älä muuta kaikkia vertailuajan ylittäviä tunteja automaattisesti ylityöksi.

Jos päivän pidennys johtuu työnantajan pyytämästä lisätyöstä, kirjaa tapahtuman tiedot ja selvitä oikea käsittely ennen jakson hyväksymistä. Sama puolen tunnin laskennallinen erotus ei kuvaa kaikkia tilanteita.

Mitä työnantajan työaikakirjanpidon pitää sisältää?

Työaikalain 32 § edellyttää tehtyjen työtuntien ja niistä suoritettujen korvausten kirjaamista työntekijöittäin. Laki kuvaa vaihtoehtoiset erittelyt säännölliselle työlle sekä lisä-, yli-, hätä- ja sunnuntaityölle. Pelkkä kuukausisumma tai alku–loppu-taulukko ei siis yksin kata kaikkia työnantajan tarvitsemia tietoja.

Sovi, miten tuntimerkinnät yhdistetään hyväksyttyihin erittelyihin ja maksettuihin korvauksiin. Säilytä työaikakirjanpito lain edellyttämän kanneajan päättymiseen asti ja varmista, että henkilön tiedot ovat tarvittaessa saatavilla. Tiedostomuoto ei korvaa oikeaa sisältöä, tarkistusta ja säilytystä.

Sulje kuukausi viidellä tarkistuksella

1. Tarkista puuttuvat päivät. Tyhjä rivi ei kerro, oliko henkilö vapaalla, poissa vai unohtiko hän kirjata.
2. Tarkista poikkeamat. Selvitä pitkät päivät, yövuorot ja tauot niiden todellisen kulun mukaan.
3. Vahvista erittelyt. Käsittele liukuma, lisätyö, ylityö ja muut korvaukset sovellettavien ehtojen mukaisesti.
4. Hyväksy ja toimita tiedot. Merkitse kuka tarkisti jakson ja milloin. Käytä palkanlaskennan kanssa sovittua muotoa.
5. Säilytä hyväksytty versio. Kirjaa myöhemmän korjauksen sisältö ja peruste. Älä korvaa vanhaa hyväksyttyä aineistoa jälkeä jättämättä.

Milloin valmis Excel-tuntikirjanpito sopii?

ExcelVirran työkirja sisältää työntekijän asetukset, 12 kuukausilehteä, vuosiyhteenvedon ja dashboardin. Päiväkirjaukseen kuuluvat alku, loppu, tauko ja poissaolotiedot. Valmis rakenne auttaa seuraamaan kuukausia samalla tavalla ilman, että rakennat yhteenvedot itse.

Työkirjan lähtökohtana on yksi työntekijä. Jos käytät sitä usealle henkilölle, sovi henkilökohtaisista tiedostoista ja niiden kokoamisesta. Kyseessä ei ole automaattisesti yhteinen monen työntekijän hyväksyntäjärjestelmä. Asetusten työpäivän pituus ja korvauskertoimet pitää tarkistaa omien ehtojen mukaan.

Jos haluat ensin suunnitella tulevat vuorot, katso myös työvuorosuunnittelun vertailu ja täytetty viikkolista. Säilytä suunnitelman ja toteuman ero: toteutunutta päivää ei pidä muuttaa vastaamaan alkuperäistä vuorolistaa.

Miten vertaat hintaa ja työmäärää?

Excel-tuntikirjanpito on maksullinen Excel-pohja. Kokonaiskuluun voi kuulua myös Excel-lisenssi ja tietojen kokoamiseen käytetty työaika. Sovelluksesta kannattaa pyytää hinta niillä käyttäjillä ja toiminnoilla, joita oikeasti tarvitset.

Testaa yhden kuukauden aineistolla kolme asiaa: onnistuuko päivittäinen kirjaaminen, löytyvätkö korjattavat puutteet ja saako vastaanottaja tarvitsemansa erittelyn? Jos henkilökohtaisten tiedostojen yhdistäminen vie paljon aikaa, sovelluksen yhteinen näkymä voi olla perusteltu. Jos käsittelet omaa selkeää tuntikirjaasi, valmis Excel-pohja voi palvella hyvin.