Tuntikirjanpito pienyrityksille – Excel vai sovellus?
SaaS-sovellukset maksavat 480–1 254 EUR vuodessa 10 työntekijälle. Tarvitseeko tiimisi todella reaaliaikaista seurantaa – vai riittääkö Excel-pohja hintaan 34,99 EUR?
Hae ”tuntikirjanpito pienyritykselle” ja saat kymmenen mainosta Togglilta, Harvestilta ja muilta sovellustoimittajilta. Kaikki lupaavat, että Excel on vanhanaikainen ja sinun TÄYTYY käyttää heidän sovellustaan. Mutta tässä on asia, josta kukaan ei puhu: suurin osa suomalaisista pienyrityksistä ei tarvitse työajanseurantaa sekunnilleen – ne tarvitsevat selkeän yleiskuvan siitä, kuka on työskennellyt millä projektilla ja kuinka monta tuntia kertyi.
Tähän tarkoitukseen Excel on edelleen ylivoimainen. Tässä on rehellinen vertailu – todellisilla hinnoilla, oikeilla työprosesseilla ja selkeällä suosituksella tiimin koon perusteella.
Meidän Excel-tuntikirjanpito hallitsee tunnit projekteittain, työntekijöittäin ja viikoittain automaattisella summauksella – 34,99 EUR, kertamaksu.
Näin arki sujuu: Excel vs sovellus
Työajanseurantasovellukset esittävät mielellään parhaan puolensa. Tässä on miten arki oikeasti sujuu viikko toisensa jälkeen – tyypilliselle yritykselle, jossa on 8 työntekijää:
Avainhuomio: Jos tiimisi raportoi tunnit viikoittain tai kuukausittain (ei tehtäväkohtaisesti reaaliajassa), Excel säästää oikeasti aikaa verrattuna sovellukseen. Ei kirjautumisia, ei unohdettuja ajastimia, ei sovelluksen ylläpitoa.
Vuosikustannus 10 työntekijälle – asia, josta myyjät eivät puhu
Kuukausihinnat käyttäjää kohti kuulostavat harmittomilta. Mutta laske koko vuoden hinta 10 hengen tiimille:
Kolmessa vuodessa maksat 1 440–3 762 EUR SaaS-ratkaisusta. Excel-pohja maksaa 34,99 EUR – kerran. Ero ei ole marginaalinen – se on täysin eri kokoluokkaa.
Mitä säästät 3 vuodessa?
”Mutta Excelistä puuttuu…” – vastaargumentit tarkasteltu
SaaS-sovellusten puolestapuhujilla on tietenkin argumenttinsa. Käydään läpi yleisimmät – ja katsotaan, milloin ne oikeasti pitävät paikkansa:
”Excelistä puuttuu reaaliaikainen seuranta”
Totta. Excelissä ei ole käynnistyspainiketta, joka laskee sekunteja. Mutta kysymys kuuluu: tarvitsetko sitä? Jos työntekijäsi työskentelevät 2–4 projektissa ja raportoivat viikkotunnit – eivät laskutettavia minuutteja – reaaliaikainen seuranta on ylilyonti. Se on kuin ostaisi F1-auton työmatkoihin.
”Virheriski on suurempi Excelissä”
Osittain totta. Tyhjissä tiedostoissa ilman kaavoja – kyllä. Mutta ammattimainen Excel-tuntilomake sisältää tietojen tarkistuksen (et voi kirjoittaa tekstiä numerokenttään), automaattiset summaukset ja ehdollisen muotoilun, joka korostaa poikkeamat. Virheriski ei ole suurempi kuin sovelluksessa, jossa joku unohtaa käynnistää ajastimen ja arvaa tunnit jälkikäteen.
”Kokonaiskuvan saaminen kaikista työntekijöistä on vaikeaa”
Riippuu pohjasta. Netistä ladatut ilmaispohjat? Kyllä. Mutta meidän Excel-tuntikirjanpidossa on yhteenvetovälilehti, joka laskee automaattisesti kaikkien työntekijöiden tunnit projekteittain ja kuukausittain. Näet kokonaiskuvan yhdellä silmäyksellä.
”Tuntikirjanpito sovelluksella on nopeampaa”
Päivittäisessä seurannassa – kyllä. Jos kellot jokaiselle tehtävälle reaaliajassa, sovellus on nopeampi. Mutta viikkoraportoinnissa (jota useimmat pienyritykset käyttävät) aikaa kuluu suunnilleen saman verran – ja säästyt sovelluksen ylläpidolta, kirjautumisongelmilta ja päivityksiltä, jotka muuttavat käyttöliittymää.
Excel vai sovellus? Riippuu tiimistäsi
Yhtä oikeaa vastausta ei ole. Tässä on rehellinen suosituksemme tiimin koon ja työmallin perusteella:
Tiimeille, joissa yksi henkilö kokoaa tunnit viikoittain tai kuukausittain – ei reaaliajassa:
- Alle 15 työntekijää
- Viikko- tai kuukausiraportointi (ei tehtäväkohtainen)
- Ette laskuta asiakkaita tuntiperusteisesti
- Esimies tai HR kokoaa tiedot palkanmaksua varten
- Työkalubudjetti on rajallinen
- Haluatte omistaa datan omilla palvelimillanne (GDPR)
Tiimeille, jotka tarvitsevat tarkan tuntiseurannan ja laskutuksen reaaliajassa:
- Yli 20 työntekijää
- Laskutatte asiakkaita tuntiperusteisesti
- Automaattinen yhteys laskutusjärjestelmään tarvitaan
- Kentällä työskentelevät tarvitsevat mobiilin raportoinnin
- Käytätte ketteriä sprinttejä aika-arvioilla
- Budjetti yli 500 EUR/vuosi työkaluihin
Tilastokeskuksen mukaan 93 % suomalaisista yrityksistä työllistää alle 10 henkilöä. Valtaosa niistä kuuluu vasempaan sarakkeeseen – jossa Excel on fiksumpi valinta.
Lopeta kuukausimaksujen maksaminen tuntikirjanpidosta
Meidän Excel-tuntikirjanpito antaa kaiken tarvitsemasi – kertamaksulla, joka on pienempi kuin yhden kuukauden SaaS-tilaus.
- Tunnit työntekijöittäin, projekteittain ja viikoittain
- Automaattinen summaus kuukausittain
- Yhteenvetovälilehti kaikista työntekijöistä
- Tietojen tarkistus oikeiden syöttöjen varmistamiseksi
- Toimii offline – ei kuukausimaksuja