Pienen yhdistyksen tilinpäätös: tase, tuloslaskelma ja toiminnantarkastus

Pienen yhdistyksen tilinpäätös tehdään usein kerran vuodessa, illalla keittiön pöydän ääressä, edellisen rahastonhoitajan muistiinpanojen avulla. Siksi siinä toistuvat samat ongelmat: kassa ei täsmää pankkiin, joulukuun lasku on unohtunut ja toiminnantarkastaja saa paperit viikkoa ennen kevätkokousta.

Tässä oppaassa käymme läpi, mitä rekisteröidyn yhdistyksen tilinpäätökseen kuuluu, miltä täytetty tuloslaskelma ja tase näyttävät pienessä kyläyhdistyksessä ja miten aikataulu kannattaa rakentaa. Jos kirjaat tapahtumat vuoden aikana yhdistyksen kirjanpitopohjaan Excelissä, tuloslaskelma, tase ja allekirjoitettava tilinpäätösnäkymä muodostuvat suoraan kassapäiväkirjasta.

Mitä tilinpäätökseen kuuluu

Yhdistyslain mukaan yhdistyksen tilinpäätös ja toimintakertomus laaditaan kirjanpitolain mukaisesti. Pienelle yhdistykselle se tarkoittaa käytännössä kolmea osaa:

• Tuloslaskelma: tilikauden tuotot ja kulut toiminnoittain.
• Tase: yhdistyksen varat, oma pääoma ja velat tilikauden viimeisenä päivänä.
• Liitetiedot: pien- ja mikroyrityksiä koskevan asetuksen mukaiset tiedot, pienimmillä yhdistyksillä lyhyesti.

Lisäksi tarvitaan luettelo kirjanpitokirjoista ja tositelajeista sekä hallituksen allekirjoitukset. Monen yhdistyksen säännöt edellyttävät kevätkokoukselle myös toimintakertomusta, jossa kerrotaan vuoden toiminnasta sanoin; tarkista omat sääntönne.

Kevennetty tilinpito pienimmille

Yhdistyslaki muuttui helmikuussa 2023: säännöissä voidaan määrätä, että yhdistys pitää kirjanpitonsa kevennettynä tilinpitona. Verohallinnon mukaan se on mahdollista, kun yhdistyksen avustusten ja muiden tulojen yhteenlaskettu määrä on enintään 30 000 euroa päättyneellä ja sitä edeltäneellä tilikaudella eikä yhdistys harjoita liiketoimintaa. Säännöksiä sovelletaan 1.7.2023 tai sen jälkeen alkaviin tilikausiin. Raja-arvon katsotaan alittuvan myös, jos yhdistys on ollut rekisterissä alle kaksi vuotta eikä ole ilmeistä, että raja ylittyy. Alla olevan kyläyhdistyksen tulot jäävät rajan alle, mutta kevennetty tilinpito edellyttää sääntöjen määräystä tai yhdistyksen kokouksen päätöstä, johon sovelletaan sääntöjen muuttamista koskevia vaatimuksia enemmistöstä ja kokouskutsusta (yhdistyslaki 37 a §). Tässä esimerkissä tilinpäätös tehdään tavalliseen tapaan.

Yhdistyksen tuloslaskelma on erilainen kuin yrityksen

Aatteellisen yhteisön tuloslaskelmassa tuotot ja kulut ryhmitellään toimintojen mukaan. Kirjanpitoasetuksen mukaan varsinainen toiminta on säännöissä mainitun tarkoituksen toteuttamista. Pien- ja mikroyritysasetuksen aatteellisen yhteisön tuloslaskelmakaavassa se esitetään ensin; yleensä se on kulujäämäinen. Sen jälkeen tulevat varainhankinta, sijoitus- ja rahoitustoiminta sekä yleisavustukset, jotka kattavat kulujäämän. Tämä kertoo jäsenille paljon enemmän kuin pelkkä tulot miinus menot.

Täytetty esimerkki: kyläyhdistyksen tuloslaskelma

Luvut on keksitty tätä opasta varten.

Kulujäämä varsinaisessa toiminnassa on täysin normaali. Olennaista on, että varainhankinta ja avustukset kattavat sen.

Tase 31.12.

Tase täsmää, kun vastaavaa ja vastattavaa ovat yhtä suuret. Jos ne eroavat, syy on lähes aina kassassa: jokin pankkitapahtuma puuttuu kassapäiväkirjasta tai on kirjattu kahdesti.

Maksuperusteinen kirjanpito ja vuoden lopun jaksotukset

Pieni yhdistys kirjaa tapahtumat vuoden aikana yleensä maksun mukaan: kulu kirjataan, kun lasku maksetaan. Tilinpäätöksessä tuotot ja kulut kohdistetaan kuitenkin oikealle tilikaudelle silloin, kun erällä on merkitystä. Esimerkissä on kaksi tyypillistä tapausta:

1. Joulukuun sähkölasku maksetaan vasta tammikuussa. Se kuuluu kuluneen vuoden kuluihin ja kirjataan siirtovelaksi.
2. Ensi vuoden vakuutus maksettiin jo joulukuussa. Se ei kuulu kuluneen vuoden kuluihin, joten se siirretään siirtosaamisiin.

Pienissä summissa moni yhdistys sopii toiminnantarkastajan kanssa, mitkä erät jaksotetaan. Linja kannattaa kirjata liitetietoihin ja pitää samana vuodesta toiseen.

Aikataulu tilikauden päättymisestä kevätkokoukseen

Kirjanpitolain 3 luvun 6 §:n mukaan tilinpäätös ja toimintakertomus on laadittava neljän kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä, ja 7 §:n mukaan ne päivätään ja allekirjoitetaan. Kalenterivuoden tilikaudella takaraja on siis huhtikuun loppu. Kokouksen ajankohta ja kutsuaika tulevat yhdistyksen säännöistä.

Mitä toiminnantarkastaja katsoo

Useimmat pienet yhdistykset valitsevat tilintarkastajan sijaan toiminnantarkastajan. Yhdistyslain mukaan yhdistyksellä on oltava toiminnantarkastaja, jos sillä ei ole tilintarkastajaa, ja jos toiminnantarkastajia on vain yksi, valitaan myös varatoiminnantarkastaja. Tarkastajan on oltava riippumaton, ja hänellä on oltava yhdistyksen toimintaan nähden riittävä taloudellisten ja oikeudellisten asioiden tuntemus. Käytännössä tarkastaja haluaa nähdä ainakin:

• pankin tiliotteen 31.12. ja sen, että kassapäiväkirjan saldo täsmää siihen
• tositteet suurimmista menoista ja jokaiselle kirjaukselle tositenumeron
• hallituksen pöytäkirjat isoista päätöksistä
• jäsenmaksujen kertymän verrattuna jäsenmäärään
• toteuman verrattuna kokouksen hyväksymään talousarvioon

Jäsenmaksujen täsmäytys on helppo, jos maksut seurataan vuoden mittaan. Siihen löytyy esimerkki oppaasta yhdistyksen jäsenrekisteri ja jäsenmaksujen seuranta. Toteuman ja budjetin vertailun pohjaksi sopii yhdistyksen talousarvio Q1-esimerkkeineen.

Neljä tavallista virhettä

• Kassa ja pankki sekaisin. Käteiskassa ja pankkitili seurataan erikseen. Kun ne yhdistetään vasta tilinpäätöksessä, eroja on mahdoton jäljittää.
• Tositteita puuttuu. Jokaiselle kirjaukselle tarvitaan tosite, myös pienille kuiteille.
• Edellisen vuoden ylijäämä unohtuu. Taseen oma pääoma on aina edellisen taseen oma pääoma plus tai miinus tilikauden tulos.
• Allekirjoitukset puuttuvat. Hallitus allekirjoittaa tilinpäätöksen ennen tarkastusta, ei kokouksessa.

Jos kassapäiväkirjan pitäminen on vielä hakusessa, aloita oppaasta kassakirja yhdistykselle. Osakeyhtiön tai toiminimen tilinpäätöksestä kerrotaan erikseen pienyrityksen tilinpäätösoppaassa.

Tilinpäätös suoraan kassapäiväkirjasta

Yhdistyksen Kirjanpito Excel -pohjassa on kassapäiväkirja juoksevalla saldolla, tilikarttaan kytketyt luokat, kuukausittainen talousarvio poikkeamineen, jäsenmaksujen seuranta enintään 100 jäsenelle sekä tuloslaskelma, tase ja tilinpäätösnäkymä liitetietoineen. Tasevälilehti tarkistaa, että tase täsmää. Pohja on tehty maksuperusteiseen kirjanpitoon ilman jaksotuksia, joten esimerkin kaltaiset siirtosaamiset ja siirtovelat lisätään tilinpäätökseen käsin. Tuotesivulla allekirjoittajiksi mainitaan puheenjohtaja ja rahastonhoitaja; kirjanpitolain mukaan yhdistyksen tilinpäätöksen allekirjoittaa kuitenkin hallitus. Pohja on rahastonhoitajan seurantatyökalu, ei kirjanpito-ohjelman korvike; epäselvissä asioissa kannattaa kysyä toiminnantarkastajalta.

Tee seuraava tilinpäätös samasta tiedostosta →