Varastonhallinta Excelissä: inventointi 20 nimikkeellä

Varastonhallinta Excelissä alkaa luotettavasta nimikeluettelosta ja jokaisen sisään- sekä uloskirjauksen tallentamisesta. Inventointi tarkistaa, vastaako laskennallinen saldo hyllystä löytyvää määrää. Erotus pitää selvittää ja kirjata niin, että syy näkyy myöhemminkin.

20 nimikkeen inventointiesimerkki

Kuvitteellinen huoltotarvikeliike laskee varastonsa 30.9.2026 päivän päätyttyä. Kaikkien rivien yksikkö on kappale. Alkusaldo tarkoittaa tämän harjoituksen seurantajakson alkua, ja sisään sekä ulos ovat jakson tapahtumien summia. Kolmesta nimikkeestä löytyy ero.

Saldo ja inventointiero ovat eri laskelmia

Peruskaava on alkusaldo + sisään − ulos. Inventointiero on fyysisesti laskettu määrä − laskennallinen saldo. H03-mittanauhalle laskenta antaa 22 + 20 − 14 = 28 kappaletta, mutta hyllyssä on 26. Ero on −2.

H11-merkintäkyniä löytyy yksi enemmän: 31 laskettua vastaan 30 seurannassa. H17-teräpakkauksia löytyy kolme vähemmän: 23 vastaan 26. Tarkistakaa laskenta uudelleen ennen korjauksen hyväksymistä.

Kirjaa erot tapahtumina, älä peitä niitä alkusaldoon

Syötä määrä positiivisena: ULOS-tapahtuman kaksi kappaletta merkitään arvolla 2, ei −2. Tapahtuman tyyppi ohjaa vähennyksen. Jos alkuperäinen virheellinen tapahtuma korjataan suoraan, älä lisää samaa oikaisua vielä toistamiseen.

Näin otat pohjan käyttöön

1. Anna jokaiselle nimikkeelle pysyvä koodi ja yksiselitteinen yksikkö. Pakkaus ja kappale eivät ole keskenään sama määrä.
2. Syötä VARASTOLUETTELO-välilehdelle alkusaldo ja sen päiväys omaan käyttöönottodokumenttiin. Älä tuo alkusaldoon jo sisältyviä tapahtumia uudelleen.
3. Kirjaa TAPAHTUMAT-välilehdelle päivämäärä, koodi, SISÄÄN/ULOS, määrä, viite ja huomio.
4. Sovi inventoinnin katkaisuaika. Pysäytä liikkeet laskennan ajaksi tai erota sen aikaiset tapahtumat täsmällisesti.
5. Täsmäytä erot, kirjaa hyväksytyt korjaukset ja tallenna päivätty kopio.

Pohjan saldokaava laskee mukaan tapahtuma-alueen rivit. Se ei ole automaattisesti valitun historiallisen päivän saldo. Kun kuukauden inventointi on valmis, säilytä siitä oma kopio ennen seuraavan kuukauden kirjauksia.

Mitä täydennysraja kertoo?

Valitse raja nimikkeen kulutuksen ja toimitusajan perusteella. Harjoituksessa käsinepareja kuluu kaksi päivässä ja toimitusaika on viisi päivää. Kymmenen kappaleen kulutukseen lisätään neljän kappaleen puskuri: tilausrajaksi saadaan 14. Tämä on oma laskentaperuste, ei kaikille nimikkeille sopiva oletusarvo.

Tarkistetussa pohjassa tilausvaroitus vertaa saldoa tilauspisteeseen. Erota se minimitasosta. Varoitus ei tarkoita automaattista ostotilausta: tarkista matkalla olevat tilaukset ja poikkeava kysyntä ennen tilaamista.

Varastolistan arvo ei ole FIFO-arvostus

Varastolistan arvo perustuu saldoon ja nimikkeen yksikköhintaan. Jos samaa tavaraa ostetaan eri hinnoilla, se ei yksin kerro ostoerien FIFO-arvoa. Tilinpäätöksen hankintamenoa ja arvonalennuksia varten katso FIFO:n täytetty laskelma. Kirjanpidollinen arvostusperiaate perustuu kirjanpitolakiin.