Hääbudjetti 60 vieraalle: kulut, ennakot ja puskuri

Hääbudjetti pysyy hallinnassa, kun erotat suunnitellun hinnan, sovitun kokonaiskulun ja jo maksetut laskut. Ennakkomaksu on osa palvelun hintaa. Sen lisääminen vielä erilliseksi kuluksi kasvattaa budjettia virheellisesti.

60 vieraan hääbudjetti: oma laskentaesimerkki

Esimerkkipari kutsuu 60 ruokailijaa. Taulukon summat on laadittu harjoitusta varten, eivätkä ne kuvaa Suomen keskihintoja tai tietyn toimittajan tarjousta. Kokonaisraja on 9 900 euroa, josta 900 euroa jätetään aluksi puskuriksi. Summat ovat parin maksettavia loppuhintoja.

Vahvistetut kulut ylittävät alkuperäisen kulusuunnitelman 200 eurolla mutta mahtuvat 9 900 euron kokonaisrajaan. Puskurista on jäljellä 700 euroa. Sitä ei kirjata toteutuneeksi kuluksi vain siksi, että raha on varattu.

Miten ennakkomaksu kirjataan?

Juhlapaikan lopullinen hinta on 1 850 euroa ja maksettu ennakko 500 euroa. Jäljellä on 1 350 euroa. Palveluntarjoajarivillä kokonaiseksi hinnaksi kirjataan 1 850 ja jo maksetuksi 500. Ennakkoa ei lisätä kokonaiskulun päälle.

Pohjan PALVELUNTARJOAJAT-välilehdellä on erilliset ennakkomaksu- ja maksettu-sarakkeet. Maksamatta lasketaan lopullisesta hinnasta vähentämällä maksettu yhteensä. Sisällytä siis maksettu ennakko myös maksettujen kokonaissummaan; älä vähennä sitä uudelleen erikseen.

Vierasmäärä muuttaa osaa kuluista

Ruoka ja juomat maksavat harjoituksessa 3 720 / 60 = 62 euroa ruokailijalta. Jos viisi lisävierasta maksaa saman hinnan eikä muita kuluja tule, lisäys on 310 euroa. Uusi kokonaisennuste on 9 510 euroa ja puskuria jää 390 euroa.

Kaikkia kuluja ei pidä kertoa vierasmäärän suhteella. Valokuvaaja tai juhlapaikka voi olla kiinteähintainen, mutta lisäpöydät tai henkilökunta voivat nostaa kustannusta portaittain. Tarkista lasten hinnat, ruokavaliot, toimittajien ateriat ja avecit erikseen.

Täyttäminen valmiiseen pohjaan

1. Syötä ASETUKSET-välilehdelle hääpäivä ja 9 900 euron kokonaisraja.
2. Kirjaa BUDJETTI-välilehden arvioihin suunnitellut 9 000 euron kulut. Pidä puskuri selvästi erotettuna.
3. Täytä palveluntarjoajien tarjoukset, lopulliset hinnat, maksetut summat ja eräpäivät. Säilytä sopimuksen viite.
4. Päivitä budjetin toteuma sovitulla periaatteella. Jos käytät vahvistettua kokonaiskulua, älä tulkitse sitä jo maksetuksi rahaksi.
5. Tarkista VIERASLISTA-välilehden ruokailijamäärä. Varmista, ettei avec ole sekä omana rivinään että toisen vieraan lisähenkilönä.

Tee eräpäivistä oma maksusuunnitelma

Jäljellä oleva 5 660 euroa voi erääntyä ennen hääpäivää, vaikka osa työstä tehdään myöhemmin. Kirjaa jokaisen toimittajan laskun eräpäivä ja verratkaa niitä säästöjen kertymiseen. Päivittäkää maksettu summa toteutuneesta tilitapahtumasta.

Tarkista tarjouksesta palvelun sisältö, lisätyön hinta, maksuerät sekä muutosten ja peruutuksen ehdot ennen hyväksymistä. KKV:n maksamista koskevat ohjeet auttavat hahmottamaan maksutapoihin liittyviä kysymyksiä. KKV: maksaminen. Tämän oppaan budjetti ei määritä yksittäisen hääpalvelun sopimusehtoja.

Kuukausittainen tarkistus ennen juhlaa

• Ovatko kaikki vahvistetut palvelut mukana budjetissa?
• Sisältyykö sama ennakko vain kerran kokonaiskuluihin?
• Vastaako ruokailijamäärä uusinta vieraslistaa?
• Mikä on seuraava eräpäivä ja riittääkö siihen raha?
• Onko jäljellä oleva puskuri todella käyttämättä?