Yhdistyksen talousarvio: budjetti ja Q1-esimerkki

Yhdistyksen talousarvio muuttaa toimintasuunnitelman tuloiksi, menoiksi ja ajoitukseksi. Se auttaa vastaamaan ennen päätöksiä: riittävätkö jäsenmaksut ja tapahtumatuotot suunniteltuun toimintaan? Kassapäiväkirja kertoo myöhemmin toteuman; budjetti määrittelee ensin vertailukohdan.

Täytetty vuosibudjetti pienelle yhdistykselle

Kuvitteellisella harrastusyhdistyksellä on 40 maksavaa jäsentä. Jäsenmaksu on harjoituksessa 30 euroa vuodessa. Neljä tapahtumaa tuottaa kukin 300 euroa. Avustus 600 euroa on tässä jo myönnetty; hakemusta ei käsitellä varmana tulona. Esimerkissä ei ole arvonlisäverollista toimintaa, mutta todellisen yhdistyksen verotus arvioidaan toiminnan perusteella.

400 euron ylijäämä antaa liikkumavaraa, mutta se ei ole sama kuin vuoden lopun pankkisaldo. Alkukassa, saatavat, velat ja maksujen ajoitus voivat poiketa tuloslaskennasta. Tässä yksinkertaisessa harjoituksessa kaikki vuoden tuotot ja kulut myös maksetaan saman vuoden aikana.

Älä jaa kaikkea tasaisesti kahdelletoista kuukaudelle

Jäsenmaksut kerätään tammi–maaliskuussa, tapahtumat järjestetään maaliskuussa, kesäkuussa, syyskuussa ja marraskuussa. Avustus saadaan huhtikuussa. Vakuutus maksetaan tammikuussa. Tällainen ajoitus tekee vertailusta käyttökelpoisen: maaliskuussa jäsenmaksuista pitää olla kertynyt enemmän kuin kolme kahdestoistaosaa.

Ensimmäisen neljänneksen toteumavertailu

Kulurivillä positiivinen ero tarkoittaa ylitystä, tulorivillä lisätuottoa. Älä tulkitse kaikkia plusmerkkejä automaattisesti hyviksi. Ylijäämä jää 230 euroa suunnitelmasta.

Näin viet luvut talousarviopohjaan

1. Määritä Asetukset-välilehdellä yhdistys, tilikausi ja omat tuotto- sekä kulukategoriat.
2. Täytä Talousarvio-välilehden kuukausisarakkeet oikean ajoituksen mukaan. Tarkista vuosiyhteensä: tuotot 3 200 ja kulut 2 800.
3. Kirjaa toteutuneet tapahtumat Kassapäiväkirjaan samoilla kategorioilla ja tositteilla.
4. Tarkista Talousarvion toteumasarakkeet. Ne kokoavat kirjattuja tapahtumia: älä vertaa Q1-toteumaa koko vuoden budjettiin väittämällä eroa jo lopulliseksi alitukseksi.
5. Tee Q1-vertailu saman ajanjakson budjetista ja tapahtumista. Säilytä hyväksytty alkuperäinen budjetti sekä erillinen päivitetty ennuste.

Pohjan toteumakaavat kokoavat tapahtumia kategorioittain. Pidä yhden tilikauden aineisto selkeästi rajattuna. Jos kirjanpito edellyttää jaksotuksia, saamisia tai velkoja, käsittele ne yhdistyksen kirjausperiaatteen mukaan; pelkkä kassapäiväkirjan summa ei ratkaise kaikkia tilinpäätöseriä.

Päivitetty ennuste säilyttää alkuperäisen tavoitteen

Jos loppuvuosi toteutuu alkuperäisen suunnitelman mukaan, Q1:n −230 euron ero laskee vuoden ylijäämäennusteen 400 eurosta 170 euroon. Jos neljä jäsenmaksua myöhemmin maksetaan, ennuste voi parantua 120 eurolla, mutta älä laske niitä toteumaksi ennen kirjausperusteen mukaista tapahtumaa.

Budjetin käsittely ja hyväksyminen tehdään yhdistyksen sääntöjen mukaan. PRH:n ohjeissa käsitellään kokouksissa päätettäviä asioita ja sääntömääräyksiä. Tarkista oman yhdistyksen kokousrytmi ja toimivaltuudet. PRH: yhdistyksen sääntömääräyksiä koskevat ohjeet.

Päivittäiseen kirjaamiseen saat tarkemmat vaiheet yhdistyksen kassakirjaoppaasta. Tämä artikkeli keskittyy suunnitteluun, vertailuun ja ennusteen päivittämiseen.