Gantt-kaavio Excelissä: 8 tehtävän täytetty esimerkki

Gantt-kaavio näyttää, milloin tehtävä alkaa, milloin sen on valmistuttava ja mitkä työt menevät päällekkäin. Hyödyllisin vaihe tapahtuu ennen palkkien värittämistä: jokaiselle tehtävälle sovitaan valmis lopputulos, vastuuhenkilö ja riippuvuus edeltävästä työstä.

Kahdeksan tehtävän esimerkki: verkkokaupan tuotesivut

Kuvitteellinen pienyritys uudistaa yhden tuoteryhmän sivut lokakuussa 2026. Työ tehdään olemassa olevaan verkkokauppaan. Päivämäärät ovat oma harjoitussuunnitelma, eivät yleinen lupaus verkkokauppaprojektin kestosta.

Kuvat ja tuotetietojen tarkistus voivat edetä rinnakkain. Toteutus alkaa vasta, kun sekä kuvat että tekstit ovat valmiit. Julkaisupäivä ei siis riipu vain toteuttajan omasta työstä.

Päiväkaava ja kalenteripäivät

Kun F8 sisältää aloituspäivän ja G8 lopetuspäivän, mukaan lukevan keston peruskaava on =G8-F8+1. Esimerkiksi 1.–2.10. on kaksi kalenteripäivää. Tarkistetun Projektiaikataulu-pohjan kesto perustuu päivämääriin; viikonloput voivat sisältyä jaksoon. Kalenterikesto ei ole työmäärä tunteina.

Tässä suunnitelmassa tehtävät on sijoitettu arkipäiville. Jos päivämääräväli ylittää viikonlopun, varmista erikseen todellinen työaika. Excelissä Gantt-näkymän voi rakentaa myös pinotun palkkikaavion avulla; Microsoftin ohje kuvaa tämän periaatteen. Microsoft: Gantt-kaavio Excelissä (englanniksi).

Mitä tapahtuu, jos tekstit myöhästyvät?

Oletetaan, että tekstien hyväksyntä siirtyy perjantailta 9.10. tiistaille 13.10. Jos myöhemmät työt tarvitsevat saman työajan eikä niitä voi tehdä aiemmin, toteutus siirtyy 14.–16.10., testaus 19.–20.10., korjaukset 21.–22.10. ja julkaisu 23.10.

Näin täytät pohjan

1. Kirjaa TEHTÄVÄT-välilehdelle tehtävä, vaihe, vastuuhenkilö, aloitus ja lopetus.
2. Lisää edeltävä tehtävä ja valmistumiskriteeri kommenttiin. Pohjassa ei ole automaattista riippuvuusketjun siirtämistä.
3. Tarkista AIKAJANA ja GANTT: näkyykö suunnitelma valitussa ajanjaksossa, ja kuormittuuko yksi henkilö liikaa?
4. Kirjaa tärkeät hyväksynnät VÄLITAVOITTEET-välilehdelle. Välitavoite on päätöshetki, ei uusi usean päivän tehtävä.
5. Päivitä tila viikoittain. Säilytä sovittu lähtöaikataulu erillisenä versiona, jotta siirrot näkyvät.

Kolme tarkistusta ennen yhteistä hyväksyntää

• Riippuvuus: voiko työ todella alkaa, jos edeltäjän lopputulos puuttuu?
• Resurssi: onko samalla henkilöllä päällekkäisiä tehtäviä, joita hän ei ehdi tehdä?
• Päätös: onko asiakkaan tai yrittäjän hyväksyntään varattu aika?

Gantt-kuva ei ratkaise puuttuvia vastuita eikä laske kriittistä polkua tässä tiedostossa automaattisesti. Se antaa yhteisen näkymän keskustelulle. Jos projekti tarvitsee automaattisia riippuvuuksia ja monen käyttäjän tehtäväohjausta, arvioi erillistä projektityökalua. Vaihtoehtoja käsittelee Excelin ja projektisovellusten vertailu.