Projektisuunnitelma Excelissä vs Trello, Monday & Asana – vertailu pienyrityksille

Tarvitseeko tiimisi todella SaaS-työkalua, joka voi maksaa kymmenen hengen tiimille tuhansia vuodessa – vai riittääkö ammattimainen Excel-pohja kertamaksulla?

9 min lukuaika Vertailu

Kun etsit projektinhallintatyökalua pienyrityksellesi, vaihtoehtoja tulvii joka suunnalta – Trello, Monday, Asana, ClickUp, Wrike. Kaikki lupaavat parempaa kokonaiskuvaa ja nopeampia toimituksia. Mutta se, mistä ne eivät puhu, on vuosilasku: kymmenen hengen tiimille noin 600–3 000 dollaria tai euroa vuosi toisensa jälkeen, ominaisuuksista joita useimmat alle 15 hengen tiimit eivät koskaan käytä.

Tässä vertailussa asetamme Excel-pohjaisen projektinhallinnan kolmea suurinta SaaS-työkalua vastaan – rehellisesti, oikeilla hinnoilla ja konkreettisilla eduilla ja haitoilla. Mikään näistä ei ole täydellinen kaikille – mutta monelle suomalaiselle pienyritykselle vastaus voi olla yksinkertaisempi kuin luulet.

Neljä vaihtoehtoa lyhyesti

SaaS-hinnat ovat valmistajien listahintoja vuosilaskutuksella ilman veroja (tarkistettu 1.10.2026). Trello ja Asana hinnoittelevat dollareina, Monday euroina.

Trello
Ilmainen / Standard $5 / Premium $10 käyttäjä/kk
Kanban-kortit selaimessa. Yksinkertainen ja visuaalinen, mutta aikajana on vasta Premium-tasolla eikä budjetille ole omaa näkymää. Ilmaisversio riittää yksinkertaisiin tehtäviin.
Ilmainen perusversio Helppo kanban Aikajana vain Premium Ei budjettia
Monday
Basic 9 € / Standard 12 € / Pro 19 € paikka/kk
Joustava ja visuaalisesti houkutteleva. Hyvät automaatiot, mutta hinta nousee nopeasti. Vähimmäisosto 3 paikkaa – myös yksinyrittäjille.
Automaatiot Gantt-näkymä Väh. 3 paikkaa Kallis Pro-taso
Asana
Ilmainen (2 käytt.) / Starter $10,99 / Advanced $24,99 käyttäjä/kk
Vahva tehtävienhallinta riippuvuuksilla ja välitavoitteilla. Ilmainen Personal-versio on enintään kahdelle käyttäjälle, ja aikajana ja raportointi vaativat maksullisen tason.
Ilmainen ≤2 Riippuvuudet Aikajana maksullinen Ei budjettia
Excel-projektisuunnitelma
Kertamaksu
Gantt-kaavio, 5×5-riskimatriisi, budjetin seuranta, Kanban-taulu ja tiimirekisteri yhdessä tiedostossa. Toimii offline, ei kuukausimaksuja, täysi hallinta dataan.
Kertamaksu Gantt + budjetti Offline Ei reaaliaikaa

Ominaisuus ominaisuudelta: mitä saat rahoillesi?

Tässä vertailemme ominaisuuksia, joita pienyrittäjät todella käyttävät. Emme enterprise-ominaisuuksia 500 hengen organisaatioille.

Ominaisuus Trello Monday Asana Excel
Gantt-kaavio / aikajana Premium Maksullinen
Kanban-näkymä
Budjetin seuranta Pro
Riskimatriisi
Resurssien kohdentaminen Pro Maksullinen Vastuuhenkilöt
Offline-käyttö
Reaaliaikainen yhteistyö Jaettu tiedosto
Mobiilisovellus Excel-sovellus
Ilmoitukset / muistutukset
Data omalla koneella (GDPR) Pilvi Pilvi Pilvi

Yhteenveto: SaaS-työkalut voittavat reaaliaikaisessa yhteistyössä, ilmoituksissa ja mobiilisovelluksissa. Excel voittaa budjetissa, riskienhallinnassa ja datan hallinnassa. Tiimeille, jotka eivät tarvitse chattia työkalussa vaan suunnittelevat projektin ”yhdeltä istumalta” – Excel on usein fiksumpi valinta.

Vuosikustannus 10 käyttäjälle – luku jonka SaaS-yritykset mieluiten piilottavat

Kuukausihinnat käyttäjää kohti kuulostavat pieniltä. Mutta kerro henkilömäärällä ja 12 kuukaudella – ja kuva muuttuu. Tässä vuosikustannus 10 hengen tiimille:

 Vuosikustannus – 10 käyttäjää

Listahinnat vuosilaskutuksella ilman veroja, tarkistettu 1.10.2026. Trello ja Asana USD, Monday EUR – pylväät ovat suuntaa antavia.

Asana Adv
2 999 $
Monday Pro
2 280 €
Monday Std
1 440 €
Asana Start
1 319 $
Trello Prem
1 200 $
Trello Std
600 $
Excel
Kertamaksu

Kolmessa vuodessa kymmenen hengen tiimi maksaa näistä tilauksista noin 1 800 dollarista (Trello Standard) lähes 9 000 dollariin (Asana Advanced). Excel-pohjasta maksat kerran, eikä hinta riipu käyttäjämäärästä.

Luonnollisesti hinta ei ole ainoa ratkaiseva tekijä. Mutta 5–15 hengen tiimille, joka hallinnoi 2–5 projektia samanaikaisesti, on syytä kysyä: käytämmekö todella niitä ominaisuuksia joista maksamme? Jos vastaus on ”lähinnä Gantt ja tehtävälistat” – Excel riittää erittäin hyvin.

Milloin valitset minkä? Rehellinen suositus

Yhtä kaikille sopivaa työkalua ei ole. Tässä rehellinen arviomme:

Excel voittaa kun

Tiimi alle 15 henkilöä

  • Tarvitsette Gantt-kaavion, budjetin ja riskienhallinnan samassa työkalussa
  • Projektipäällikkö päivittää suunnitelmaa – ei koko tiimi samanaikaisesti
  • Haluatte hallita datanne paikallisesti (GDPR-turvallisesti)
  • Budjetti on rajallinen ja haluatte välttää kuukausimaksuja
  • Työskentelette pitkäkestoisten projektien parissa (rakennus, tuotekehitys, tapahtumat)
SaaS voittaa kun

Yli 20 henkilöä, hajautetut tiimit

  • Koko tiimin pitää päivittää tehtäviä reaaliajassa
  • Työskentelette lyhyissä sprinteissä (agile/scrum)
  • Automatisoidut työnkulut ovat liiketoiminnalle kriittisiä
  • Tiimi on hajautettu useille aikavyöhykkeille
  • Teillä on budjettia yli 1 000 EUR/vuosi työkaluihin

Mikä yllättää monet: suurin osa suomalaisista pienyrityksistä kuuluu vasempaan sarakkeeseen. Tilastokeskuksen mukaan 93 % suomalaisista yrityksistä työllistää alle 10 henkilöä. Heille SaaS-työkalu on usein ylimitoitettu – ja tarpeettoman kallis.

Jos tarvitset pelkän aikajanan ilman budjettia ja riskejä, Projektiaikataulu Excel riittää: siinä on tehtävät, kuukausiaikajana, viikoittainen Gantt-kaavio ja välitavoitteet. Kun kysymys on siitä, kuka ehtii tehdä mitäkin, Resurssisuunnittelu Excel-pohja näyttää tiimin kuormitusasteen viikko viikolta.

Ammattimaista projektinhallintaa ilman kuukausimaksua

Projektisuunnitelma Excelissä on kojelauta, edistymissuunnitelma 50 tehtävälle, Gantt-kaavio 52 viikolle, talousyhteenveto, riskianalyysi 5×5-matriisilla, TTT-rekisteri, Kanban-taulu ja tiimirekisteri. Katso välilehdet ja kuvakaappaukset ennen kuin päätät.

Suunnittele seuraava projekti Excelissä

Usein kysytyt kysymykset projektisuunnittelusta Excelissä vs SaaS

Ehdottomasti. Exceliä käytetään projektinhallintaan aina yksinyrittäjistä suuryrityksiin. Etuna on, että voit rakentaa juuri sellaisen suunnitelman kuin tarvitset – Gantt-kaaviolla, budjetilla ja riskianalyysillä samassa tiedostossa. Rajoituksena on, että useampi henkilö ei voi muokata samaa solua samanaikaisesti (ellei käytetä SharePointia tai OneDrivea).
Trellon ilmaisversio toimii hyvin yksinkertaiseen tehtävienhallintaan kanban-muodossa. Mutta siitä puuttuu Gantt-kaavio, aikajana, budjetin seuranta ja riskienhallinta. Jos projektisi ovat monimutkaisempia kuin tehtävälistat, tarvitset joko maksullisen Trello Premium -version tai työkalun, jossa nämä ominaisuudet ovat valmiina – kuten Excel-projektisuunnitelman.
Monday vaatii vähintään 3 paikkaa. Standard-tilaus maksaa 12 € paikkaa kohden kuukaudessa vuosilaskutuksella (listahinta ilman veroja, tarkistettu 1.10.2026). Viidelle hengelle se on noin 720 € vuodessa, kymmenelle noin 1 440 €. Pro-tilaus (19 €/paikka/kk) sisältää laajemmat ominaisuudet ja maksaa kymmenelle hengelle noin 2 280 € vuodessa.
Kyllä, usealla tavalla. Yleisin tapa on, että projektipäällikkö päivittää suunnitelmaa ja jakaa sen sähköpostilla, Teamsissä tai jaetussa kansiossa. SharePointin tai OneDriven avulla useat voivat muokata samanaikaisesti. Yleisin malli pienyrityksissä on kuitenkin, että yksi henkilö ylläpitää suunnitelmaa ja esittää sen viikkopalaverissa – silloin reaaliaikaista yhteismuokkausta ei tarvita.
Tyypillisiä merkkejä siitä, että on aika vaihtaa: teitä on yli 20 henkilöä jotka päivittävät tehtäviä päivittäin, työskentelette ketterissä sprinteissä tiheillä tilamuutoksilla, tai teillä on monimutkaisia työnkulkuja jotka vaativat automaatioita. Jos tarvitsette lähinnä kokonaiskuvan aikataulusta, budjetista ja resursseista – ja yksi henkilö pitää suunnitelman ajan tasalla – Excel riittää myös melko suuriin projekteihin.