Yrityksen budjetti Excelissä: näin teet tulosbudjetin ja kassabudjetin
Kattava yritysbudjetti koostuu kolmesta osasta – tulosbudjetti, kassabudjetti ja seuranta. Tässä oppaassa näytetään, miten rakennat kaikki kolme Excelissä ilman kalliita kuukausimaksullisia ohjelmia.
Useimmat suomalaiset pienyrittäjät tietävät, että heillä pitäisi olla budjetti. Harvemmalla on sellainen, jota käytetään aktiivisesti läpi vuoden. Syyt vaihtelevat – se tuntuu monimutkaiselta, kirjanpito-ohjelma vaatii kalliimpaa pakettia budjettimoduulia varten, tai ei oikein tiedä mistä aloittaa. Tämä opas ratkaisee ne kysymykset. Saat tietää, mitä yritysbudjetti sisältää, miten tulosbudjetti ja kassabudjetti liittyvät toisiinsa, ja miten rakennat kaiken Excelissä yhdessä iltapäivässä.
Yrityksen budjettipohja Excel (39,99 €) sisältää valmiin tulosbudjetin, kassabudjetin ja seurantavälilehden – kertamaksu, ei kuukausimaksuja.
Miksi jokainen yritys tarvitsee budjetin
Budjetti ei ole lakisääteinen useimmille suomalaisille yrityksille – mutta se on yksi tehokkaimmista johtamisvälineistäsi. Ilman budjettia johdat tunteella; budjetin kanssa johdat luvuilla.
- Pankkilainat ja rahoitus: Kaikki pankit – OP, Nordea, Aktia – vaativat tulosbudjetin ja kassabudjetin yritysluottohakemukseen. Ilman niitä hakemus hylätään.
- Varhainen varoitus: Kuukausittainen seuranta paljastaa poikkeamat silloin, kun ne ovat vielä pieniä – ei vasta kriisivaiheessa.
- Päätöksenteon pohja: Pitäisikö palkata, investoida vai lykätä? Budjetti antaa lukuihin perustuvan vastauksen mututuntuman sijaan.
- Omistaja- ja hallitusraportointi: Osakkeenomistajat, hallitus ja sijoittajat käyttävät budjettia arvioidakseen, suoriutuuko yritys suunnitelman mukaisesti.
- Kasvu: Kun kasvatat ja palkkaat henkilöstöä, jonkun muunkin kuin sinun itsesi on ymmärrettävä yrityksen taloustilanne.
Kolme yritysbudjetin tyyppiä
Kattava yritysbudjetti koostuu kolmesta toisiaan täydentävästä osasta, jotka vastaavat eri kysymyksiin yrityksen taloudesta:
Suunnittelee yrityksen tulot ja menot tietylle jaksolle. Näyttää ennustetun tuloksen – täältä näet, onko yritys kannattava.
- Nettoliikevaihto tuotteittain/palveluittain
- Muuttuvat kulut (COGS)
- Henkilöstökulut
- Liiketulos (EBIT)
- Tulos ennen veroja
Suunnittelee, milläin raha todellisuudessa liikkuu sisään ja ulos tililtä. Näyttää kassan saldon kuukausi kuukaudelta – avainasemassa maksuongelmien ehkäisemisessä.
- Alkusaldo
- Asiakkaiden maksut
- Toimittajamaksut
- Veronmaksut
- Loppusaldo
Suunnittelee suuremmat pääomamenot: koneet, tilat, IT-järjestelmät tai ajoneuvot. Investointibudjetti syöttää tietoa sekä tulos- että kassabudjettiin.
- Suunnitellut hankinnat
- Poistosuunnitelma
- Rahoitustapa
- Takaisinmaksuaika
- Vaikutus kassavirtaan
Useimmille pienyrityksille riittää aloittaa tulosbudjetilla ja kassabudjetilla. Investointibudjetti lisätään, kun yritys suunnittelee merkittäviä hankintoja.
Mitä kuhunkin budjettiin kuuluu?
Alla ovat tärkeimmät erät kummallekin budjettityypille. Mukauta lista yrityksen todellisiin tulolähteisiin ja kuluihin:
- Nettoliikevaihto tuotteittain/palveluittain
- Muuttuvat kulut ja hankintamenot (COGS)
- Bruttotulos ja kate-%
- Henkilöstökulut ml. sivukulut
- Tilakustannukset (vuokra, sähkö, vakuutukset)
- Markkinointikulut
- Poistot kalustoista ja laitteista
- Liiketulos (EBIT)
- Rahoituskulut ja -tuotot
- Tulos ennen veroja (EBT)
- Arvioitu vero
- Nettotulos
- Alkusaldo (kuukauden alku)
- Asiakkaiden maksut (sis. alv)
- Muut tulot (avustukset, lainat)
- Toimittajamaksut
- Palkat ja sivukulut
- Vuokra ja tilakustannukset
- ALV-tilitys (maksu tai palautus)
- Veronmaksut (ennakkoverot, TyEL)
- Lainanhoitomaksut ja korot
- Loppusaldo (kuukauden loppu)
Tulosbudjetti vs kassabudjetti – ero käytännössä
Nämä kaksi budjettityyppiä täydentävät toisiaan eivätkä koskaan korvaa toistaan. Yritys voi näyttää positiivisen tuloksen tulosbudjetissa ja silti ajautua akuuttiin kassakriisiin – jos asiakkaat maksavat myöhään mutta toimittajat vaativat maksun heti.
| Tulosbudjetti | Kassabudjetti | |
|---|---|---|
| Tarkoitus | Suunnitella kannattavuus – tekeekö yritys voittoa? | Suunnitella maksukyky – onko kassassa rahaa? |
| Kirjausperuste | Laskutuspaivä (milloin myynti tapahtuu) | Maksupäivä (milloin raha liikkuu) |
| Ajanjakso | Koko vuosi tai kvartaali | Kuukausi kuukaudelta |
| Sisältää ALV:n? | Ei – ilman ALV:tä | Kyllä – sis. ALV-tilitykset |
| Näyttää | Ennustetun vuosituloksen | Kassasaldon kuukausittain |
| Käytetään | Pankkilainat, omistajat, strateginen suunnittelu | Maksuvalmiuden hallinta, luottotarpeen tunnistaminen |
Budjetointiprosessi tilikauden aikana
Budjetti ei ole asiakirja, jonka teet tammikuussa ja laitat laatikkoon. Sitä käytetään aktiivisesti koko vuoden ajan. Näin budjetointiprosessi etenee tyypillisesti pienelle tai keskisuurelle suomalaiselle yritykselle:
- Aseta liikevaihtoatavoitteet segmenteittain
- Suunnittele muutokset kuluihin
- Laadi tulos- ja kassabudjetti
- Hyväksyä hallituksessa tai omistajien kanssa
- Vertaa toteumaa budjettiin erättäin
- Analysoi yli 10 %:n poikkeamat
- Päivitä kassaennuste
- Dokumentoi päätetyt toimenpiteet
- Tarkista vuosinenuste toteuman perusteella
- Säädä kustannuskehyksiä tarvittaessa
- Arvioi investointisuunnitelman toteutuminen
- Päivitä kassabudjetti
- Kerää lähtötiedot osastoilta
- Arvioi kuluvan vuoden poikkeamat
- Aseta uudet tavoitteet ensi vuodelle
- Aloita budjetointityö vuodelle v+1
Excel vai kirjanpito-ohjelma – mitä se maksaa?
Kirjanpito-ohjelmat kuten Procountor ja Netvisor tarjoavat budjettimoduuleja, mutta ne eivät yleensä sisälly peruspakettiiin. Yritykselle, joka tarvitsee ensisijaisesti toimivan budjetti- ja seurantaratkaisun, kustannusvertailu on selvä:
Kirjanpito-ohjelma on perusteltu, kun yritys tarvitsee juoksevan kirjanpidon, laskutuksen ja veroilmoitukset samassa järjestelmässä. Yritykselle, jolla kirjanpito on jo hoidettu ja joka tarvitsee ennen kaikkea toimivan budjetointiratkaisun, Excel on huomattavasti kustannustehokkaampi vaihtoehto.
Mitä sisältyy
Usein kysytyt kysymykset yrityksen budjetista
Tulosbudjetti näyttää suunnitellut tulot ja menot – se vastaa kysymykseen “tuleeko yrityksestä kannattava?”. Kassabudjetti näyttää, milläin raha todellisuudessa liikkuu sisään ja ulos – se vastaa kysymykseen “onko kassassa rahaa, kun laskut erääntyvät?”. Molempia tarvitaan: kannattava yritys voi silti saada maksuongelmia, jos kassanhallinta on hoidettu huonosti.
Kuukausittainen seuranta on käytäntö useimmilla pienyrityksillä. Vertaa toteutuneet luvut budjettiin erättäin, analysoi yli 10 %:n poikkeamat ja päivitä loppuvuoden ennuste. Kun pohja on kerran rakennettu, kuukausittainen läpikäynti kestää tavallisesti 30–60 minuuttia.
Budjetti ei ole lakisääteinen useimmille suomalaisille yrityksille. Käytännössä se on kuitenkin pakollinen, jos haet yrityslainaa pankista – OP, Nordea ja Aktia edellyyttävät tulosbudjettia ja kassabudjettia hakemuksen liitteeksi. Budjetti on myös välttämätön hallitukselle, osakkeenomistajille ja sijoittajille raportoitaessa.
Kyllä. Pohja kopioidaan ja sitä käytetään uudelleen jokaiselle budjettivuodelle. Rakennetta – kategoriat, kaavat ja linkit – ei juuri tarvitse muuttaa; päivität vain luvut edellisen vuoden toteuman ja uusien olettamusten perusteella. Kertalisenssi on voimassa ilman määräaikaa.
Aloita tunnistamalla, mikä erä poikkeaa ja kuinka paljon. Kysy sitten: onko kyse kertaluonteisesta tapahtumasta (ei toimenpiteitä) vai rakenteellisesta ongelmasta (vaatii toimenpiteitä)? Kertaluonteiset tapahtumat dokumentoidaan. Rakenteelliset poikkeamat vaativat konkreettisen toimintasuunnitelman. Päivitä aina loppukauden ennuste uuden tiedon perusteella – ja kirjaa poikkeama ja päätetyt toimenpiteet muistiin.