Myyntiraportti: 10 kaupan täytetty Excel-esimerkki

Myyntiraportti kertoo, mitä on jo myyty ja paljonko tuotteen hankintamenon jälkeen jää katetta. Aloita toteutuneista myyntiriveistä. Tarjouskanta ja myyntiputki ovat eri seuranta: hyväksymätön tarjous ei kuulu toteutuneen myynnin summaan.

Täytetty esimerkki: kymmenen kauppaa

Kuvitteellinen retkeilytarvikeliike myy kolmea tuotetta. Kaikki taulukon hinnat ovat verottomia harjoituslukuja. Pullon myyntihinta on 20 ja hankintameno 11 euroa, lyhdyn 35 ja 21 euroa, retkipyyhkeen 15 ja 6 euroa. Emme sekoita asiakkaan maksamaa arvonlisäveroa liikevaihtoon.

Mitä nämä luvut tarkoittavat?

• Myynti: määrä × veroton yksikköhinta.
• Tuotekate: myynti − myytyjen tuotteiden hankintameno.
• Kateprosentti: tuotekate / myynti × 100.
• Tavoite-ero: toteutunut myynti − saman ajanjakson tavoite.

Jos viiden päivän myyntitavoite on 800 euroa, erotus on 715 − 800 = −85 euroa eli −10,6 %. Jos katetavoite on 360 euroa, kate jää 15 euroa alle tavoitteen. Molemmat luvut ovat tarpeen: myyntitavoite yksin voi kannustaa heikkokatteisiin alennuksiin.

Raportin tuotekate ei ole yrityksen nettovoitto. Tästä esimerkistä puuttuvat esimerkiksi palkat, vuokra, maksupalvelut ja mahdolliset toimituskulut. Pohjan MYYNTIDATA-välilehden Voitto-sarake kuvaa myynnin ja tuotteen kustannuksen erotusta; tulkitse sitä tämän rajauksen mukaan. Budjetin ja toteuman jatkuvaa vertailua käsittelee Suomi.fi: budjetointi.

Näin viet tiedot Excel-pohjaan

1. Täytä ASETUKSET-välilehdelle tuotenimet, kategoriat ja keskenään vertailukelpoiset yksikköhinnat sekä kustannukset.
2. Kirjaa MYYNTIDATA-välilehdelle päivämäärä, tuote, asiakas, myyjä ja määrä. Käytä samoja tuotenimiä jokaisella rivillä.
3. Tarkista ensimmäinen myyntirivi käsin: neljä pulloa antaa 80 euroa myyntiä ja 36 euroa katetta.
4. Täsmäytä koko jakson 715 euron myynti kassajärjestelmän vastaavaan verottomaan raporttiin. Selvitä hyvitykset ja puuttuvat tapahtumat.
5. Tarkastele tuotetta, myyjää ja ajanjaksoa. Kirjaa lopuksi yksi päätös sekä päivä, jolloin tarkistat sen vaikutuksen.

Säilytä vanhojen kauppojen hinnat

Pohja hakee tuotehinnan ja kustannuksen asetuksista. Jos muutat samaa tuotetta asetuksissa, myös siihen viittaavat aiemmat rivit voivat muuttua. Säilytä suljetusta jaksosta muuttumaton kopio. Jos hintataso vaihtuu kesken seurannan, käytä erillistä tuoteversiota ja tunnistettavaa nimeä tai varmennettua erillistä toteutuneiden hintojen aineistoa.

Älä merkitse palautusta uutena positiivisena myyntinä. Täsmäytä palautusten käsittely lähdejärjestelmään ja raportointiperiaatteeseen. Jos poikkeavat myyntihinnat ovat tavallisia jokaisessa kaupassa, tarkista ennen käyttöönottoa, miten rivikohtaiset toteutuneet hinnat säilytetään.

Mitä tekisit raportin perusteella?

Tässä esimerkissä kokeilisimme retkipyyhkeen näkyvyyden parantamista ilman hinnanalennusta. Seuraava raportti näyttäisi sekä lisämyynnin että katteen. Lyhtyä ei poisteta yhden viikon perusteella: ensin tarkistetaan saatavuus, kausivaihtelu ja asiakkaiden kysyntä.

Kun haluat arvioida, riittääkö kate myös kiinteisiin kuluihin, jatka kriittisen pisteen laskentaan. Maksujen ajoitusta varten käytä tulos- ja kassabudjetin esimerkkiä.