HR pienyritykselle ilman HR-osastoa: 4 pohjaa jotka riittävät
Sinun ei tarvitse palkata HR-johtajaa noudattaaksesi työlainsäädäntöä. Oikeilla Excel-pohjilla katetaan kriittiset velvollisuudet – murto-osalla kustannuksista.
Työvuorolista (29,99 €) • Tuntikirjanpito (34,99 €) • Lomakalenteri (29,99 €) • Osaamismatriisi (29,99 €) – yhteensä 124,96 €, kertakustannus, ei kuukausimaksuja.
Useimmilla suomalaisilla pienyrityksillä ei ole erillistä HR-toimintoa. Silti työaikalaki, vuosilomalaki ja työsopimuslaki koskevat täysimittaisina – riippumatta siitä, onko työntekijöitä 3 vai 30. Puutteellinen dokumentaatio on yleisin syy siihen, miksi työnantajat häviävät riitoja työtuomioistuimessa. Tämä artikkeli näyttää tarkalleen mitkä lakivaatimukset koskevat pienyrityksiä, missä riskit ovat suurimmat ja miten neljä konkreettista Excel-pohjaa riittää järjestyksen ylläpitämiseen.
Mitkä HR-velvollisuudet koskevat pienyrityksiä?
Monet yrittäjät uskovat työlainsäädännön olevan ongelma vain suurille yrityksille. Ei pidä paikkaansa. Seuraavat neljä aluetta ovat lakisääteisiä yrityskoosta riippumatta, ja puutteellinen dokumentaatio vahvistaa suoraan työntekijän oikeudellista asemaa mahdollisessa riidassa.
Työvuorolista & aikataulu
Työnantajan on laadittava työvuorolista ja annettava se työntekijöiden tietoon viimeistään viikkoa ennen siinä tarkoitetun ajan alkamista (TAL 30 §).
TAL 30 §Työaikakirjanpito
Työnantajan on kirjattava tehdyt työtunnit, ylityöt ja korvaukset. Kirjanpito on säilytetävä vähintään kaksi vuotta ja esitettävä vaadittaessa työntekijälle tai viranomaiselle.
TAL 31 §Lomasuunnittelu
Työnantajan on ilmoitettava loman ajankohdasta kuukautta ennen loman alkamista (tai vähintään kaksi viikkoa, jos kuukautta ei voida noudattaa).
VLL 35 §Osaaminen & uudelleensijoittaminen
Ennen irtisanomista työnantajan on selvitettävä ja dokumentoitava, onko työntekijä sijoitettavissa muuhun sopivaan työhön (TSL luku 7). Ilman osaamisdokumentaatiota tätä ei voi osoittaa.
TSL luku 7Riskimatriisi: Missä riski on suurin?
Alla on yhteenveto yleisimmistä HR-puutteista pienyrityksissä, minkä lain ne rikkovat ja kuinka suuri riskialtistus syntyy ilman asianmukaista dokumentaatiota.
Työaikalaki 30 § velvoittaa työnantajan antamaan työvuoroluettelon työntekijöiden tietoon viimeistään viikkoa ennen siinä tarkoitetun ajanjakson alkamista. Jos työvuorolista annetaan liian myöhään, työntekijällä on oikeus kieltäytyä muutoksista. Työehtosopimus saattaa edellyttää vieläkin pitempää varoitusaikaa.
Käytännössä tämä tarkoittaa, että ad hoc -työvuorot – jotka kirjoitetaan lapulle maanantaiaamuna ja astuvat voimaan tiistaina – ovat laittomia. Excel-työvuorolista antaa sinulle strukturoidun viikko- tai kuukausiyhteenvedon, jonka voit jakaa henkilöstölle ajoissa, nimineen, työvuoropituuksineen ja lepoaikoineen.
Pohja soveltuu vaihtuvia tarpeita seuraaville yrityksille – kaupoille, ravintoloille, kotihoitopalveluille – joissa työvuorot vaihtelevat viikosta toiseen mutta on kommunikoitava etukäteen.
Mitä pohja sisältää
Työaikalaki 31 § velvoittaa työnantajan kirjaamaan tehdyt työtunnit, ylityöt ja niistä maksetut korvaukset. Kirjanpito on säilytetävä vähintään kaksi vuotta ja esitettävä pyynnöstä työntekijälle tai työsuojeluviranomaiselle. Ilman kirjanpitoa puuttuu sinulta myös todistusaineisto, jos työntekijä vaatii maksamattomia ylitöitä.
Ilman strukturoitua tuntilomaketta on mahdotonta todistaa, mitä todella tehtiin, kun työntekijä vaatii ylityökorvausta jälkikäteen. Työtuomioistuimessa työntekijän väittämä oletetaan oikeaksi, ellei työnantaja kykene kumoamaan sitä kirjallisella dokumentaatiolla.
Excel-tuntikirjanpito on rakennettu päivittäisen sisään/ulos-kirjaamisen ympärille ja laskee automaattisesti säännölliset tunnit, lisätyöt ja ylityöt per työntekijä kuukausittain.
Mitä pohja sisältää
Vuosilomalaki 35 § edellyttää, että työnantaja ilmoittaa loman ajankohdasta työntekijälle kuukautta ennen loman alkamista. Jos tämä ei ole mahdollista, ilmoitus on annettava viimeistään kaksi viikkoa ennen. Säännöstä laiminlyötäessä työntekijällä on oikeus itse määrittää lomansa ajankohta.
Huomioi myös lomavelan laskenta: jokainen kertynyt mutta pitämätön lomapäivä on velvoite yrityksen taseessa. Ilman selkeää lomalistaa et tiedä, mitä olet velkaa henkilöstölle työsuhteen päättyessä. Suomessa lomakorvausvelat on maksettava myös konkurssitilanteessa etuoikeussaatavina.
Lomakalenteri Excel antaa selkeän kuvauksen kuluneista, jäljellä olevista ja siirretyistä lomapäivistä per työntekijä koko lomansuunnitteluvuodelta. Näet välittömästi, milloin sinun on lähetettävä ilmoitus täyttääksesi kuukauden säännön.
Mitä pohja sisältää
Ennen irtisanomista taloudellis-tuotannollisilla syillä työnantajan on selvitettävä, voidaanko työntekijä sijoittaa muuhun sopivaan työhön tai kouluttaa uusiin tehtäviin (TSL luku 7 § 4). Ilman kuvaa siitä, mitä henkilöstö osaa, tätä näyttövelvollisuutta on mahdoton täyttää. Seuraus voi olla, että irtisanominen julistetaan laittomaksi ja työnantaja maksaa palkan riidan ajalta sekä vahingonkorvauksen.
Osaamismatriisi on myös odotusten hallintaväline. Työturvallisuuslaki 17 § edellyttää, että työnantaja huolehtii työntekijän ammattitaidon ylläpitämisestä. Strukturoitu matriisi, joka osoittaa kunkin henkilön osaamisen ja kehityskohteet, on pohja merkityksellisille kehityskeskusteluille.
Mitä pohja sisältää
Miksi Excel eikä HR-järjestelmä?
Markkinoilla on kymmenkunta HR-alustaa, jotka lupaavat automatisoida kaiken onboardingista palkantarkistukseen. Ongelma: ne on suunniteltu yrityksille, joissa on vähintään 50–100 työntekijää. 5–20 henkilön yrityksessä maksat 80 prosentista toimintoja, joita et koskaan käytä.
Kun ostat neljä yllä olevaa pohjaa, maksat 124,96 euroa kerran. Se vastaa suunnilleen yhden kuukauden tilausta yksinkertaisemmalle HR-järjestelmälle – ja pohjat eivät katoa, jos lopetat maksamisen. Omistat ne ikuisesti, mukautat ne liiketoimintaasi ja tarvitset niihin ei koulutusta eikä käyttöönottoa.
Usein kysyttyjä kysymyksiä pienyritysten HR:stä
Ei, laissa ei vaadita tiettyä järjestelmää. Lakivaatimukset koskevat dokumentaatiota – eivät työkalua. Työaikalaki, vuosilomalaki ja työsopimuslaki edellyttävät, että voit esittää oikeat tiedot pyynnöstä tai riidassa. Excel-pohjat täyttävät tämän vaatimuksen, kun niitä käytetään johdonmukaisesti.
VLL 35 §:n mukaan työntekijä voi itse määrittää loman ajankohdan, jos työnantaja ei ilmoita ajoissa. Tämä tarkoittaa, että menetät hallinnan siitä, milloin henkilöstö pitää lomansa – vakava ongelma kausiluonteisissa yrityksissä. Sinulla ei myöskään ole oikeudellista perustetta vastustaa työntekijän itse valitsemaa lomapäivää.
Kyllä. Liikkeen luovutuksessa ostaja yleensä ottaa työntekijät palvelukseen samoilla ehdoilla (TSL luku 1 § 10 / EU-direktiivi liikkeen luovutuksesta). Puutteellinen dokumentaatio osaamisesta ja uudelleensijoittamisarvioinneista voi vaikuttaa ostajan näkemykseen henkilöstöriskistä – ja viime kädessä kauppahintaan.
Kyllä. Pohjat ovat avoimia Excel-tiedostoja, joita voidaan muokata vapaasti. Voit muuttaa ylityöjen, lomapäivien ja varoitusaikojen rajoja vastaamaan omaa työehtosopimustasi. Jos sinulla on esimerkiksi kaupan alan TES, jossa on eri ylityökynnys, säädä vain tuntikirjanpidon kaavaa.
Hyvä nyrkkisääntö on 25–35 työntekijää, tai kun teillä alkaa olla HR-prosesseja, jotka koskevat useita toimipisteitä tai osastoja. Siihen asti HR-järjestelmän kustannuksia on vaikea perustella. Tällä skaalalla Excel on rationaalinen ratkaisu – edellyttäen, että sitä käytetään johdonmukaisesti.
Hanki kaikki 4 HR-pohjaa tänään
Kata pienyrityksen kriittiset lakivelvoitteet – ilman kuukausimaksuja, ilman koulutusta, ilman sitoutumisaikaa.