Excel pienyrityksille: 4 pohjaa jotka säästävät 20 tuntia kuukaudessa
Hallinto on välttämätöntä – mutta se ei saa viedä 15+ tuntia kuukaudessa. Tässä ovat neljä Excel-pohjaa, jotka kattavat pienyritysten koko hallinnon suomalaisine lakivaatimuksineen.
Tavallinen yksinyrittäjä käyttää 8–15 tuntia kuukaudessa hallintoon: tuntikirjanpitoon, lomasuunnitteluun, ajopäiväkirjaan ja myyntienseuranta. Laskemalla 50 euroa tunnilta tuo on 400–750 euroa kuukaudessa, joka kuluu tehtäviin jotka voidaan pitkälti automatisoida – ilman yhtään SaaS-tilausta.
Suomessa on yli 300 000 aktiivista pienyritystä – toiminimiyä, mikroyrityksiä ja muutaman työntekijän Oy:itä. Näille kallis ohjelmisto ei ole tarpeen eikä taloudellisesti järkevä. Oikeat Excel-pohjat – rakennettu erityisesti suomalaiseen lainsäädäntöön ja työehtoihin – tuottavat saman hyödyn murto-osalla kustannuksista. Tämä opas käy läpi neljä tärkeintä pohjaa, mitä laki vaatii ja täsmälleen kuinka paljon aikaa säästät jokaisella.
Excel-tuntikirjanpito (34,99 €) • Lomakalenteri Excel (29,99 €) • Ajopäiväkirja Excel (29,99 €) • Myyntiraportti Excel (29,99 €) – kaikki kertaostoksia, ei vuosimaksuja.
Piilossa oleva hallintokustannuksesi: mitä se todella maksaa
Hallinto ei näy laskussa – mutta se maksaa silti. 1–5 henkilön yritykselle ajankäyttö näyttää tyypillisesti tältä kuukausittain, perustuen toimialaselvityksiin ja Suomen Yrittäjien tutkimuksiin:
Huomionarvoista: monelle yrittäjälle hallintotunti ei ole vain kustannus – se on menetetty mahdollisuus. Jokainen tunti, joka kuluu toimimattomiin Excel-taulukoihin, on tunti pois laskutettavilta asiakkailta, liiketoiminnan kehittämiseltä tai osaamistasin kasvattamiselta.
1. Excel-tuntikirjanpito – palkkahallinto ja laskutus oikealle pohjalle
Työntekijöitä työllistäville yrityksille oikea tuntikirjanpito on sekä laillisesti pakollinen että taloudellisesti kriittinen. Yleisin ongelma: työntekijät raportoivat tunnit tekstiviestillä, sähköpostilla tai Post-it-lapuilla – ja kuun lopussa esimies käyttää puoli päivää kaiken kokoamiseen palkka-aineistoksi. Oikealla pohjalla kokoaminen vie 15 minuuttia.
Työnantaja on velvollinen pitämään kirjaa jokaisen työntekijän tehdyistä työtunneista, mukaan lukien ylityöt ja lisiät. Työsuojeluviranomainen voi tarkastuksessa vaatia kirjanpidon näytön välittömästi. Tuntiperusteisessa laskutuksessa tuntikirjanpito on myös ainoa luotettava pohja oikealle laskutukselle – puuttuvat merkinnät tarkoittavat laskuttamattomia tunteja.
Konsulteille ja freelancereille tuntikirjanpito on erityisen kriittinen: yksikin asiakas, jolle laskutetaan 10 % liian vähän 50 euron tuntihinnalla 160 tunnin kuukaudessa = 800 euroa laskuttamatta kuukaudessa. Pohja varmistaa, että jokainen tunti kirjautuu oikealle projektille ja asiakkaalle.
Mitä pohja sisältää
2. Lomakalenteri Excel – vuosilomalaki edellyyttää oikeaa kirjanpitoa
Suomessa on yksi Euroopan yksityiskohtaisimmista vuosilomalaeista. Loman määrä riippuu työsuhteen kestosta: alle vuoden työsuhteessa 2 viikkoa, yli vuoden työsuhteessa 4 viikkoa (24 päivää alle 10 kk työvuodessa, 30 päivää 10 kk tai yli). Lisäksi loman ajoituksesta on ilmoitettava työntekijälle vähintään kuukausi ennen. Ilman oikeita laskukaavoja virheitä syntyy lähes poikkeuksetta.
Työnantajan on ilmoitettava työntekijälle loman ajankohdasta vähintään kuukausi ennen loman alkua (poikkeuksellisesti 2 viikkoa). Talviloma (vähintään 2 viikkoa eli 12 arkipäivää) on annettava toukokuun ja syyskuun välisinä aikana. Lomapalkka sisältyy kuukausipalkkalaisten palkkaan; tuntipalkkalaisille se lasketaan erikseen. Virheellinen lomakirjanpito voi johtaa korvausvelvollisuuteen.
Käytännön ongelma on resursointipuzzle. Kun moni haluaa lomaa samaan aikaan – heinäkuussa, joulun alla, hiihtolomaviikolla – tarvitset visuaalisen kokonaiskuvan koko tiimistä yhdellä silmäyksellä. Muuten lasket päässi ja teet virheitä.
Mitä pohja sisältää
3. Ajopäiväkirja Excel – Verohallinto edellyyttää täydellisiä merkintöjä
Jos ajat omalla autolla työasioissa tai yrityksellä on auto, ajopäiväkirja ei ole valinnainen – se on vaatimus verovapaan kilometrikorvauksen saamiseksi tai työajojen vähentämiseksi verotuksessa. Verohallinto on toistuvasti hylkänny vähennyshakemuksia, joissa kirjanpito on puuttunut tai ollut epätäydellinen – riippumatta siitä, kuinka selviltä työajot ovat näyttäneet.
Verovapaa kilometrikorvaus: 59 senttiä/km (2025, noussut 57 snt:stä vuodesta 2024). Vähennyksen edellytyksenä on ajopäiväkirja, johon merkityt: ajopäivämäärä, lähtöpaikka, määränpaikka, matkan tarkoitus ja kilometrit per matka. Ilman täydellisiä merkintöjä koko vuoden vähenny voidaan hylätä. Työsuhdeauto, jota käytetään myös yksityisesti, vaatii erillisen kirjanpidon autoedun välttämiseksi.
Yleisin virhe: yrittäjä tietää ajaneensa työasioissa mutta ei ole merkinnyt ajoja juoksevasti. Veroilmoituskauden tullessa yritettään rekonstruoida matkat Outlook-kalenterista, maksukortin kuiteista ja puhelimen GPS-historiasta. Se vie 3–5 tuntia eikä ole koskaan 100 % täydellinen. Päivittäinen kirjaus oikealla pohjalla vie alle minuutin per matka.
Mitä pohja sisältää
4. Myyntiraportti Excel – tunne lukusi ennen kuin on liian myöhäistä
Useimmat pienyrittäjät saavat tietää mistä seisoivat vasta kun tilitoimiston tilinpäätös tulee – kuukausia jälkikäteen. Silloin on liian myöhäistä ohjata kurssia. Ilman juoksevaa myynninseurantaa puuttuvat tiedot päätöksenteon tueksi: Ketkä asiakkaat tuottavat eniten? Mikä palvelu kasvaa? Missä alitamme budjetin tänä kuuna?
Viikoittainen myyntiraportin läpikäynti – 20 minuuttia maanantaiaamuisin – antaa enemmän liiketoimintanäkemystä kuin useimmilla pienyrityksillä on koko kvartaalissa. Suomalaisessa yritysverotuksessa (OmaVero) ja ALV-raportoinnissa juoksevat myyntitiedot helpottavat myös kausikohtaista veroennakointia.
Mitä pohja sisältää
Miksi ei käyttää SaaS-ohjelmistoa?
Vaihtoehtoja on runsaasti: Visma Severa, Sympa HR, Mepco, TripLog, eTasku, Pipedrive. Ne ovat laadukkaita tuotteita – mutta maksavat kuukausittain, vaativat käyttöönoton ja sitovat sinut niiden ekosysteemiin. Tässä mitä todellisuudessa maksat pienelle tiimille (4 käyttäjää) verrattuna Excel-pohjiin:
SaaS-ratkaisut maksat yhä uudelleen – noin 188 euroa joka kuukausi, yli 2 256 euroa vuodessa. Excel-pohjat maksavat 124,96 euroa yhteensä. Investointi palautuu ensimmäisen kuukauden ensimmäiselä viikolla. Loppuvuosi on säästöä.
4 pohjaa – koko hallinto, ei tilausta
Osta erikseen tai aloita siitä mitä tarvitset eniten. Kaikki pohjat toimitetaan välittömästi muokattavina Excel-tiedostoina.