Työvuorosuunnittelu Excelissä vai ohjelmistolla? Oikea vastaus riippuu koosta
Tuntikone ja Tamigo lupaavat ratkaista kaikki työvuorosuunnittelun ongelmat – kuukausimaksulla per käyttäjä. Mutta useimmille alle 20 työntekijän yrityksille Excel on sekä halvempi että riittävän hyvä.
Onko sinulla alle 20 työntekijää ja suhteellisen vakaa toiminta? Säästä 500–1 600 € vuodessa Työvuorolista Excelillä (29,99 €) kuukausitilauksen sijaan. Jos yrityksessäsi on 20+ työntekijää, monimutkaiset työehtosopimukset tai useita toimipisteitä – lue lisää.
Työvuorolista Excelissä
- Ei kuukausimaksuja
- Vapaasti mukautettava
- Täyttää TAL 30 § (1 viikon varoitus)
- Toimii offline
- Ei vaadi koulutusta
- Ei mobiilisovellusta työntekijöille
- Ei automaattista miehitysoptimointia
Tuntikone / Tamigo
- Mobiilisovellus kaikille työntekijöille
- Automaattiset ilmoitukset muutoksista
- Sisäänrakennettu työaikakirjanpito
- Integraatio palkkaohjelmiin (esim. Netvisor)
- 720–1 620 €/vuosi 10 työntekijällä
- Vaatii käyttöönoton ja koulutuksen
- Liikaa alle 15 työntekijän yritykselle
Työvuorosuunnitteluohjelmat markkinoivat itseään tekoälyoptimoiduilla vuorolistoilla ja nollastressillä. Mutta kun avaat hinnoittelusivun, näet 6–14 € per käyttäjä kuukaudessa. Kymmenelle työntekijälle se tarkoittaa 720–1 620 € vuodessa. Tämä artikkeli käy läpi milloin nämä työkalut ovat hintansa arvoisia, milloin Excel riittää ja mitä työaikalaki vaatii työkalusta riippumatta.
Mitä työvuorosuunnitteluohjelmat maksavat Suomessa?
Suomessa on vahva kotimainen ohjelmistomarkkina työvuorosuunnitteluun. Alla ovat kustannukset 10 työntekijälle – vertailu helpottaa päätöksentekoa.
Mitä Excel-pohja työvuorosuunnittelussa osaa?
Työvuorosuunnittelu ja työaikalaki: mitä vaaditaan työkalusta riippumatta?
Työkalusta riippumatta samat lait pätevät. Työaikalaki asettaa kolme keskeistä vaatimusta työvuorosuunnittelulle:
- TAL 30 §: 1 viikon varoitus – Työvuoroluettelo on annettava työntekijöiden tietoon viimeistään viikkoa ennen ajanjakson alkamista. Tämä on lyhyempi kuin Ruotsissa (2 viikkoa) tai Norjassa (2 viikkoa) – mutta silti lakisääteinen velvollisuus.
- TAL 19 §: Enintään 40 tuntia viikossa – Säännöllinen työaika ei saa ylittää 40 tuntia viikossa. Yli menevä aika on ylityötä ja sillä on omat korvaussäännöt.
- TAL 25 §: 11 tunnin vuorokausilepo – Työvuorojen välissä on oltava vähintään 11 tuntia. Rikkomukset ovat yleisiä ravintola- ja hoiva-alalla.
Kumpi sopii yrityksellesi?
- Sinulla on alle 20 työntekijää
- Työajat ovat melko vakiintuneet viikosta toiseen
- Lähetät vuorolistan sähköpostilla tai ilmoitustaululla
- Haluat pitää kustannukset pieninä kasvuvaiheessa
- Toiminta yhdessä toimipisteessä
- Sinulla on 20+ työntekijää vaihtelevilla työajoilla
- Käsit
telet monimutkaisia TES-tulkintoja automaattisilla lisäkorvauksis - Toiminta useassa toimipisteessä tai osastolla
- Haluat mobiilisovelluksen vuoronvaihtoon
- Suuri vaihtuvuus ja jatkuva sijaistarve
Pohja laskee automaattisesti vuorolistan julkaisuajan (TAL 30 §, 1 viikko ennen), merkitsee viikot joilla 40 tunnin raja uhkaa ylittyä (TAL 19 §) ja ilmoittaa vuoroista joissa vuorokausilepoa ei kunnioiteta (TAL 25 §). Dokumentoit koko työvuorosuunnitteluprosessin ilman erillistä järjestelmää.
Pohja on suunniteltu 3–25 työntekijän yrityksille, jotka tarvitsevat luotettavan, mukautettavan vuorolistan ilman tuhansia euroja vuodessa. Se toimii sekä kiinteillä että kiertävillä työajoilla ja on vapaasti muokattavissa omaan työehtosopimukseesi.
Mitä pohja sisältää
Usein kysyttyjä kysymyksiä
Kyllä, tärkeä ero: Suomessa työvuoroluettelo on annettava työntekijöille viimeistään viikkoa ennen (TAL 30 §). Ruotsissa ja Norjassa vastaava varoitusaika on kaksi viikkoa. Tämä lyhyempi varoitusaika antaa suomalaisille työnantajille hieman enemmän joustavuutta, mutta vaatimusta ei silti pidä unohtaa.
Kyllä. Yleisin tapa on viedä vuorolista PDF-muotoon ja lähettää se sähköpostilla, tai tallentaa OneDriveen/Google Driveen ja jakaa linkki. Verrattuna sovellukseen haittapuoli on, että työntekijät eivät saa push-ilmoitusta suoraan puhelimeen, kun vuorolista muuttuu.
Excel osaa näyttää mitkä vuorot kuuluvat lisäkorvausten piiriin ja laskea ne yhteen, mutta ei automaattisesti tulkitse monimutkaisia TES-erityisehtoja. Yksinkertaisissa tapauksissa – kuten +50 % iltatöistä – voit lisätä kaavan. Monimutkaisille sopimuksille ohjelmisto, jossa on sisäänrakennettu palkkatuki, on parempi.
Kun jokin seuraavista toteutuu: (1) olet kasvanut yli 20 työntekijän, joilla on vaihtuvat työajat, (2) toiminta useissa toimipisteissä edellyttää keskit
ettyä valvontaa, (3) sairauspoissaoloihin reagoiminen vie yli 30 minuuttia päivässä tai (4) palkanlaskenta vie kauan, koska siirrät tietoja manuaalisesti vuorolistasta palkkaohjelmaan.
Aloita oikealla työkalulla – ei kalleimmalla
Alle 20 työntekijän yrityksille Työvuorolista Excel on järkevä valinta: TAL-yhteensopiva, mukautettava eikä jatkuvia kustannuksia.