Projektisuunnitelma Excelissä vs Trello, Monday & Asana – vertailu pienyrityksille

Tarvitseeko tiimisi todella SaaS-työkalua, joka maksaa yli 3 400 EUR vuodessa – vai riittääkö ammattimainen Excel-pohja 49,99 EUR kertamaksulla?

9 min lukuaika Vertailu

Kun etsit projektinhallintatyökalua pienyrityksellesi, vaihtoehtoja tulvii joka suunnalta – Trello, Monday, Asana, ClickUp, Wrike. Kaikki lupaavat parempaa kokonaiskuvaa ja nopeampia toimituksia. Mutta se, mistä ne eivät puhu, on vuosilasku: 570–3 400 EUR vuosi toisensa jälkeen, ominaisuuksista joita useimmat alle 15 hengen tiimit eivät koskaan käytä.

Tässä vertailussa asetamme Excel-pohjaisen projektinhallinnan kolmea suurinta SaaS-työkalua vastaan – rehellisesti, oikeilla hinnoilla ja konkreettisilla eduilla ja haitoilla. Mikään näistä ei ole täydellinen kaikille – mutta monelle suomalaiselle pienyritykselle vastaus voi olla yksinkertaisempi kuin luulet.

Oletko jo päättänyt?

Meidän Projektisuunnitelma Excel sisältää Gantt-kaavion, riskimatriisin, budjetin seurannan ja resurssienhallinnan yhdessä tiedostossa – 49,99 EUR, kertamaksu.

Neljä vaihtoehtoa lyhyesti

Trello
Ilmainen / Standard $5 / Premium $10 käyttäjä/kk
Kanban-kortit selaimessa. Yksinkertainen ja visuaalinen, mutta rajallinen aikatauluille ja budjeteille. Ilmaisversio riittää yksinkertaisiin tehtäviin.
Ilmainen perusversio Helppo kanban Ei Ganttia Ei budjettia
Monday
Basic $9 / Standard $12 / Pro $30 käyttäjä/kk
Joustava ja visuaalisesti houkutteleva. Hyvät automaatiot, mutta hinta nousee nopeasti. Vähimmäisosto 3 paikkaa – myös yksinyrittäjille.
Automaatiot Gantt-näkymä Väh. 3 paikkaa Kallis Pro-taso
Asana
Ilmainen (10 käytt.) / Starter $11 / Advanced $25 käyttäjä/kk
Vahva tehtävienhallinta riippuvuuksilla ja välitavoitteilla. Ilmainen jopa 10 käyttäjälle, mutta ilman aikajanaa, dashboardia ja edistynyttä raportointia.
Ilmainen ≤10 Riippuvuudet Aikajana maksullinen Ei budjettia
Excel-projektisuunnitelma
49,99 EUR kertamaksu
Gantt-kaavio, riskimatriisi, budjetin seuranta ja resurssien kohdentaminen yhdessä tiedostossa. Toimii offline, ei kuukausimaksuja, täysi hallinta dataan.
Kertamaksu Gantt + budjetti Offline Ei reaaliaikaa

Ominaisuus ominaisuudelta: mitä saat rahoillesi?

Tässä vertailemme ominaisuuksia, joita pienyrittäjät todella käyttävät. Emme enterprise-ominaisuuksia 500 hengen organisaatioille.

Ominaisuus Trello Monday Asana Excel
Gantt-kaavio / aikajana Maksullinen
Kanban-näkymä
Budjetin seuranta Pro
Riskimatriisi
Resurssien kohdentaminen Pro Maksullinen
Offline-käyttö
Reaaliaikainen yhteistyö Jaettu tiedosto
Mobiilisovellus Excel-sovellus
Ilmoitukset / muistutukset
Data omalla koneella (GDPR) Pilvi Pilvi Pilvi

Yhteenveto: SaaS-työkalut voittavat reaaliaikaisessa yhteistyössä, ilmoituksissa ja mobiilisovelluksissa. Excel voittaa budjetissa, riskienhallinnassa, resurssien kohdentamisessa ja datan hallinnassa. Tiimeille, jotka eivät tarvitse chattia työkalussa vaan suunnittelevat projektin ”yhdeltä istumalta” – Excel on usein fiksumpi valinta.

Vuosikustannus 10 käyttäjälle – luku jonka SaaS-yritykset mieluiten piilottavat

Kuukausihinnat käyttäjää kohti kuulostavat pieniltä. Mutta kerro henkilömäärällä ja 12 kuukaudella – ja kuva muuttuu. Tässä vuosikustannus 10 hengen tiimille:

 Vuosikustannus – 10 käyttäjää

Hinnat USD muunnettu euroiksi (~0,945 EUR/$). Kaikki SaaS-hinnat vuosilaskutuksella.

Monday Pro
3 400 EUR
Asana Adv
2 830 EUR
Monday Std
1 360 EUR
Asana Start
1 250 EUR
Trello Prem
1 130 EUR
Trello Std
570 EUR
Excel
50 EUR

Kolmessa vuodessa maksat 1 710–10 200 EUR SaaS-työkalusta. Excel-pohja maksaa 49,99 EUR – kerran. Tämä ei ole kirjoitusvirhe.

Luonnollisesti hinta ei ole ainoa ratkaiseva tekijä. Mutta 5–15 hengen tiimille, joka hallinnoi 2–5 projektia samanaikaisesti, on syytä kysyä: käytämmekö todella niitä ominaisuuksia joista maksamme? Jos vastaus on ”lähinnä Gantt ja tehtävälistat” – Excel riittää erittäin hyvin.

Milloin valitset minkä? Rehellinen suositus

Yhtä kaikille sopivaa työkalua ei ole. Tässä rehellinen arviomme:

Excel voittaa kun

Tiimi alle 15 henkilöä

  • Tarvitsette Gantt-kaavion, budjetin ja riskienhallinnan samassa työkalussa
  • Projektipäällikkö päivittää suunnitelmaa – ei koko tiimi samanaikaisesti
  • Haluatte hallita datanne paikallisesti (GDPR-turvallisesti)
  • Budjetti on rajallinen ja haluatte välttää kuukausimaksuja
  • Työskentelette pitkäkestoisten projektien parissa (rakennus, tuotekehitys, tapahtumat)
SaaS voittaa kun

Yli 20 henkilöä, hajautetut tiimit

  • Koko tiimin pitää päivittää tehtäviä reaaliajassa
  • Työskentelette lyhyissä sprinteissä (agile/scrum)
  • Automatisoidut työnkulut ovat liiketoiminnalle kriittisiä
  • Tiimi on hajautettu useille aikavyöhykkeille
  • Teillä on budjettia yli 1 000 EUR/vuosi työkaluihin

Mikä yllättää monet: suurin osa suomalaisista pienyrityksistä kuuluu vasempaan sarakkeeseen. Tilastokeskuksen mukaan 93 % suomalaisista yrityksistä työllistää alle 10 henkilöä. Heille SaaS-työkalu on usein ylimitoitettu – ja tarpeettoman kallis.

Ammattimaista projektinhallintaa ilman kuukausimaksua

Projektisuunnitelma Excel antaa sinulle kaiken tarvittavan projektien suunnitteluun, seurantaan ja toteuttamiseen – kertamaksulla.

Projektisuunnitelma Excel
49,99 EUR – kertamaksu, suora lataus
  • Gantt-kaavio automaattisella aikalaskennalla
  • Riskimatriisi todennäköisyydellä ja vaikutuksella
  • Budjetin seuranta poikkeamaraportilla
  • Resurssien kohdentaminen tiimijäsenitäin
  • Toimii offline – ei kuukausimaksuja
Lataa Projektisuunnitelma Excel – 49,99 EUR
Projektiaikataulu Excel
29,99 EUR
Resurssisuunnittelu Excel
29,90 EUR

Usein kysytyt kysymykset projektisuunnittelusta Excelissä vs SaaS

Ehdottomasti. Exceliä käytetään projektinhallintaan aina yksinyrittäjistä suuryrityksiin. Etuna on, että voit rakentaa juuri sellaisen suunnitelman kuin tarvitset – Gantt-kaaviolla, budjetilla, riskianalyysillä ja resurssien kohdentamisella samassa tiedostossa. Rajoituksena on, että useampi henkilö ei voi muokata samaa solua samanaikaisesti (ellei käytetä SharePointia tai OneDrivea).
Trellon ilmaisversio toimii hyvin yksinkertaiseen tehtävienhallintaan kanban-muodossa. Mutta siitä puuttuu Gantt-kaavio, aikajana, budjetin seuranta ja riskienhallinta. Jos projektisi ovat monimutkaisempia kuin tehtävälistat, tarvitset joko maksullisen Trello Premium -version tai työkalun, jossa nämä ominaisuudet ovat valmiina – kuten Excel-projektisuunnitelman.
Monday vaatii vähintään 3 paikkaa. Standard-tilaus maksaa $12 käyttäjää kohti kuukaudessa vuosilaskutuksella. Viidelle hengelle se on noin 680 EUR vuodessa, kymmenelle noin 1 360 EUR. Pro-tilaus ($30/käyttäjä/kk) sisältää resurssienhallinnan, mutta maksaa silloin noin 3 400 EUR vuodessa kymmenelle hengelle.
Kyllä, usealla tavalla. Yleisin tapa on, että projektipäällikkö päivittää suunnitelmaa ja jakaa sen sähköpostilla, Teamsissä tai jaetussa kansiossa. SharePointin tai OneDriven avulla useat voivat muokata samanaikaisesti. Yleisin malli pienyrityksissä on kuitenkin, että yksi henkilö ylläpitää suunnitelmaa ja esittää sen viikkopalaverissa – silloin reaaliaikaista yhteismuokkausta ei tarvita.
Tyypillisiä merkkejä siitä, että on aika vaihtaa: teitä on yli 20 henkilöä jotka päivittävät tehtäviä päivittäin, työskentelette ketterissä sprinteissä tiheillä tilamuutoksilla, tai teillä on monimutkaisia työnkulkuja jotka vaativat automaatioita. Jos tarvitsette lähinnä kokonaiskuvan aikataulusta, budjetista ja resursseista – ja yksi henkilö pitää suunnitelman ajan tasalla – Excel riittää myös melko suuriin projekteihin.